Situatie 4: De verzoeker wil niet meewerken bij een omvangrijk verzoek

Wanneer een Woo-verzoek dermate omvangrijk is dat de termijn niet gehaald gaat worden, dan moet het bestuursorgaan in overleg treden met de Woo-verzoeker over de prioritering ervan. Als een verzoeker na herhaaldelijke pogingen niet bereid is om afspraken te maken, dan moet je als behandelaar zelf keuzes maken over de behandeling van het verzoek. Onder ‘prioritering’ verstaan we hier ook ‘fasering’ met het maken van afspraken over een reĂ«le beslistermijn. Het initiatief voor het overleg ligt bij het bestuursorgaan.

Actie

  • Schort de behandeling van het verzoek op
    • Overweeg de behandeling van het verzoek op te schorten voor – in principe – onbepaalde tijd (lees: voor zolang als het duurt) op grond van artikel 4:15 lid 2 onder b Awb. In deze situatie is het immers aan de verzoeker zelf te wijten dat er vertraging optreedt in de afhandeling of dat het verzoek in praktische zin (nog) niet in behandeling genomen kan worden. Het bestuursorgaan kan feitelijk niet in staat worden geacht te kunnen voldoen aan de verplichting om met verzoeker in overleg te treden over prioritering wanneer verzoeker daar geen gehoor aan geeft (artikel 4.2a Woo).
    • Deel deze stap tijdig mede aan de verzoeker om formeel rechtsgeldig te kunnen zijn; dat betekent hier in principe binnen de wettelijke beslistermijn. Gebeurt dit niet, dan is er niets om formeel op te schorten.  

    Let op! Als de verzoeker niet bereid is om afspraken te maken, dan blijft de wettelijke beslistermijn formeel staan. Tegelijkertijd veronderstelt de wet overleg en ACOI vindt het dan ook niet redelijk als verwacht wordt dat het bestuursorgaan uitvoering geeft aan een (zeer) omvangrijk verzoek zonder enige vorm van reële en oprechte medewerking van de verzoeker. De Woo verbindt geen automatische consequentie aan het niet meewerken van de verzoeker, maar het ACOI ziet hiervoor wel mogelijkheden voor het bestuursorgaan.

    Duur van de opschorting van de beslistermijn
    De opschorting van de beslistermijn duurt in dat geval net zo lang tot de verzoeker de luiken weer opent of duidelijk is geworden dat het verzoek niet hoeft te worden afgehandeld. Komt er overleg tot stand, dan wordt de opschorting beëindigd (waarvan een mededeling naar de verzoeker moet worden uitgedaan, zie artikel 4:15 lid 4 Awb).

    Gebeurt dit niet, dan ziet het ACOI de mogelijkheid dat het bestuursorgaan bij aanvang van de opschorting of na enig verloop van tijd voor kiest de verzoeker mede te delen dat wanneer er niet binnen een redelijke termijn contact wordt opgenomen het verzoek als ingetrokken zal worden beschouwd. Dit leidt dan dus tot eenzijdige sluiting van het dossier. ACOI denkt hierbij aan een ‘wachtperiode’ van drie maanden, maar korter of langer is ook mogelijk als een bestuursorgaan dat gelet op de concrete situatie redelijk acht.

    Juridisch kader: een alternatieve afhandeltermijn vaststellen

    Een alternatieve afhandeltermijn, overeengekomen of eenzijdig vastgesteld, moet hoe dan ook passen bij de omvang en complexiteit van het verzoek Ă©n de omstandigheden waaronder het verzoek wordt uitgevoerd. Het kan dan onder meer gaan om het potentiĂ«le aantal bronnen en te bevragen personen, aantallen documenten en pagina’s, aantal te verwachten uitzonderingsgronden en bijbehorende complexiteit voor beoordelen, de te doorlopen zienswijzeprocedure evenals de in redelijkheid te verwachten Woo-capaciteit van het bestuursorgaan in deze periode. Het bestuursorgaan moet te allen tijde kunnen uitleggen waarom deze richting is gekozen en hoe men op deze termijn voor de afhandeling uitkomt.