Bij Woo-verzoeken kun je werken je met deelbesluiten. Bijvoorbeeld als je een omvangrijk Woo-verzoek opknipt in delen. Hieronder beantwoorden we een aantal vragen over deelbesluiten.
1. Definitie deelbesluit
- Wat is een deelbesluit?
Een deelbesluit is een besluit op een deel van de documenten waar een Woo-verzoek betrekking op heeft. Bij de meeste Woo-verzoeken worden alle documenten gelijktijdig openbaar gemaakt met één besluit. Er bestaat echter ook de mogelijkheid om documenten in stappen openbaar te maken. Dan wordt er dus meermaals besloten over steeds een ander deel van de documenten.
2. Kiezen voor deelbesluiten
- b. Wat zijn voordelen van deelbesluiten?
Voordelen van werken met deelbesluiten zijn:
- De verzoeker krijgt een deel van de documenten sneller;
- Het verzoek kan tussentijds verder worden gepreciseerd;
- Het verzoek kan worden afgerond als na een deelbesluit blijkt dat aan de informatiebehoefte is voldaan.
Het ACOI ziet graag dat het eerste deelbesluit gaat over de documenten die waarschijnlijk de meeste waarde hebben voor de verzoeker en dat van daaruit verder wordt gewerkt (zie Een Woo-verzoek opknippen in delen, onderdeel van de Werkwijzer Samen Kiezen). Maar ook praktische redenen voor het werken met deelbesluiten tellen. Als documenten snel beoordeeld kunnen worden en geen zienswijze van derden vergen, kunnen die al met een deelbesluit worden verstrekt; de rest volgt later.
- c. Wat zijn nadelen van deelbesluiten?
Deelbesluiten versnipperen de besluitvorming en dat beïnvloedt de rechtsbescherming van de verzoeker. De verzoeker moet namelijk tijdig bepalen of hij bezwaar of beroep aantekent. Voor die keuze kan hij dus niet volgende deelbesluiten afwachten. Voor meer informatie hierover zie vraag 4d.
Werken met deelbesluiten kan ook vertraging opleveren. Bijvoorbeeld doordat bij meerdere deelbesluiten om zienswijzen van derden moeten worden gevraagd, er afgestemd moet worden en parafenlijnen moeten worden doorlopen. Goed ingerichte processen kunnen deze vertraging echter beperken.
Deelbesluiten kunnen ook de afhandeling van het verzoek onoverzichtelijker maken. De behandelaar kan het voor alle betrokkenen overzichtelijker maken door een zorgvuldige administratie bij te houden en gestructureerde updates aan betrokkenen te geven.
3. Hoe deelbesluiten werken
- b. Hoe ga je bij deelbesluiten om met voortschrijdend inzicht?
Door het nemen van deelbesluiten kan voortschrijdend inzicht ontstaan. Zo kan na een deelbesluit al volledig in de informatiebehoefte van de verzoeker zijn voldaan. Dan kunnen behandelaar en verzoeker samen afspreken om dat deelbesluit het eindbesluit te laten zijn. Ook kunnen behandelaar en verzoeker door voortschrijdend inzicht samen de reikwijdte van het verzoek bijstellen (bijvoorbeeld omdat bepaalde onderwerpen bij nader inzien niet relevant blijken). Die wijzigingen hebben dus allemaal betrekking op de reikwijdte van het originele verzoek. Daarnaast houdt de verzoeker altijd de mogelijkheid om een nieuw verzoek in te dienen, ook naar informatie die eerder op basis van afspraken was uitgezonderd.
- c. Wat voor effect heeft het werken met deelbesluiten op de wettelijke beslistermijn van het verzoek?
- d. Is het beter als deelbesluiten individueel gepubliceerd worden of als één geheel?
Dat hangt af van de context van het verzoek. In principe kunnen deelbesluiten het best bij elkaar gepubliceerd worden zodat de samenhang duidelijk is. Dat voorkomt verwarring bij een geïnteresseerde die niet betrokken is bij het verzoek. Is dit niet wenselijk of mogelijk, dan kan de samenhang tussen de deelbesluiten op een andere manier duidelijk gemaakt worden, bijvoorbeeld in de naamgeving.
4. Rechten en verantwoordelijkheden van verzoeker en behandelaar
- a. Mag een overheidsorganisatie eenzijdig besluiten om met deelbesluiten te werken?
Ja, maar dat heeft niet de voorkeur en heeft als voorwaarde dat dit weloverwogen gebeurt en de verzoeker er niet (aantoonbaar) door wordt benadeeld. Het ACOI ziet liever dat behandelaar en verzoeker overeenstemming bereiken over het werken met deelbesluiten.
Als echter geen enkele vorm van prioritering in overleg mogelijk blijkt, kan een eenzijdige besluit tot het werken met deelbesluiten een goede invulling zijn.
- b. Wat kan de verzoeker doen als hij het niet eens is dat er wordt gewerkt met deelbesluiten.
ACOI ziet graag dat werken met deelbesluiten een tweezijdige afspraak is tussen verzoeker en behandelaar. Als een verzoeker zonder overeenstemming wordt geconfronteerd met werken met deelbesluiten, is dat vaak een teken dat er in het contact iets is misgegaan. Het is dan raadzaam voor de verzoeker om opnieuw in gesprek te gaan en duidelijk uit te leggen waarom hij niet wil meewerken aan het opknippen van het verzoek, bijvoorbeeld vanuit de vrees dat de totale afhandeling te lang gaat duren. Tijdens dit gesprek kunnen ook alternatieve vormen van prioritering worden verkend om alsnog tot goede procesafspraken te komen die voor beide partijen werkbaar zijn.
Hoewel overleg de basis vormt, staat het de behandelaar feitelijk vrij om uiteindelijk eenzijdig te besluiten in delen te beslissen, mits het weloverwogen gebeurt en de verzoeker daar niet aantoonbaar door wordt benadeeld.
- c. Welke rol heeft de verzoeker bij het werken met deelbesluiten?
Het ACOI vindt dat de verzoeker (1) bereid moet zijn mee te denken over passende sets aan documenten per deelbesluit en (2) bereid moet zijn te beoordelen of na een deelbesluit volledig aan zijn informatiebehoefte is voldaan. De behandelaar kan de verzoeker na een deelbesluit een deadline geven waarbinnen hij moet laten weten of aan de informatiebehoefte is voldaan. De behandelaar communiceert dan aan de verzoeker dat bij het uitblijven van een (tijdige) reactie het verzoek als afgehandeld wordt beschouwd. Hierna dient nog wel een bericht te volgen waarmee de afronding en sluiting van het dossier wordt bevestigd.
- d. Waar moet de verzoeker op letten voor bezwaar of beroep op een deelbesluit?
Dat de verzoeker dit binnen zes weken na het deelbesluit instelt. De verzoeker kan niet wachten tot het laatste deelbesluit en dan pas terugkomen op eerdere deelbesluiten. Andersom geldt wel dat als de verzoeker eenmaal tegen een deelbesluit opkomt, eventuele bezwaren ook automatisch gelden voor deelbesluiten die daarna volgen.
De behandelaar kan de verzoeker hierbij helpen. Hij kan de verzoeker goed informeren over zijn rechten bij deelbesluiten en de verzoeker erop wijzen dat hij tijdig in bezwaar of beroep moet gaan als hij dat wil. Ook kan de behandelaar in overleg met zijn organisatie uit coulance aan de bezwaaradviescommissie vragen eerdere deelbesluiten bij de bezwaarprocedure te betrekken als de verzoeker niet tijdig in bezwaar is gegaan.
- e. Moet de behandelaar na het deelbesluit een apart eindbesluit maken over het geheel?
Nee. De behandelaar kan in het laatste deelbesluit vermelden dat hiermee volledig is besloten op het verzoek. Wel is het nodig om nog een afrondend bericht te sturen wanneer een deelbesluit niet bedoeld was als laatste deelbesluit, maar dat wel is geworden, bijvoorbeeld na overleg met de verzoeker. De behandelaar moet namelijk altijd heel helder communiceren wanneer de behandeling van het verzoek definitief is afgerond.
- f. Er zijn door verschillende mensen Woo-verzoeken gedaan waar overlap tussen zit. Kan er een deelbesluit voor alle betrokken verzoekers genomen worden over het deel dat overlapt?
Ja, onder twee voorwaarden: (1) voor iedere verzoeker moet duidelijk gemaakt worden in hoeverre er met het deelbesluit op zijn verzoek is beslist en (2) er worden geen verzoekers (onnodig) benadeeld. Een onnodige benadeling vindt bijvoorbeeld plaats als een verzoeker met een heel beperkt verzoek heel lang moet wachten omdat zijn verzoek overlap heeft met een zeer omvangrijk verzoek.