Bij een omvangrijk verzoek kan het verstandig zijn om te werken met deelbesluiten (zie deze aanpak). Hieronder beantwoorden we een aantal vragen over deelbesluiten.
1. Definitie deelbesluit
Wat is een deelbesluit?
Een deelbesluit is een besluit op een deel van de documenten waar een Woo-verzoek betrekking op heeft. Bij de meeste Woo-verzoeken worden alle documenten gelijktijdig openbaar gemaakt met één besluit. Er bestaat echter ook de mogelijkheid om documenten in stappen openbaar te maken. Dan wordt er dus meermaals besloten over steeds een ander deel van de documenten.
2. Kiezen voor deelbesluiten
a. Wanneer gebruik je deelbesluiten?
b. Wat zijn voordelen van deelbesluiten?
Voordelen van werken met deelbesluiten zijn:
(1) dat de verzoeker een deel van de documenten sneller krijgt (2) dat het verzoek tussentijds verder kan worden gepreciseerd en 3) dat het verzoek kan worden afgerond zodra aan de informatiebehoefte is voldaan.
Het ACOI ziet graag dat de eerste deelbesluiten gaan over de documenten die waarschijnlijk de meeste waarde hebben voor de verzoeker en van daaruit verder wordt gewerkt (zie Inzicht geven aan een verzoeker en/of Slimme stappen voor selectie). Maar ook praktische redenen voor het werken met deelbesluiten tellen. Als documenten snel beoordeeld kunnen worden en geen zienswijze van derden vergen, kunnen die al met een deelbesluit worden verstrekt; de rest volgt later.
c. Wat zijn nadelen van deelbesluiten?
Deelbesluiten versnipperen de besluitvorming en dat beïnvloedt de rechtsbescherming van de verzoeker. De verzoeker moet namelijk tijdig bepalen of hij bezwaar of beroep aantekent. Voor die keuze kan hij dus niet volgende deelbesluiten afwachten. Voor meer informatie hierover zie vraag 4c.
Werken met deelbesluiten kan ook vertraging opleveren. Bijvoorbeeld doordat bij meerdere deelbesluiten om zienswijzen van derden moeten worden gevraagd, er afgestemd moet worden en parafenlijnen moeten worden doorlopen. Goed ingerichte processen kunnen deze vertraging echter beperken.
Deelbesluiten kunnen ook de afhandeling van het verzoek onoverzichtelijker maken. De behandelaar kan het voor alle betrokkenen overzichtelijker maken door een zorgvuldige administratie bij te houden en gestructureerde updates aan betrokkenen te geven.
3. Hoe deelbesluiten werken
a. Moet de verzoeker voor elk deelbesluit een nieuw verzoek indienen?
Nee, deelbesluiten hebben juist betrekking op één en hetzelfde verzoek. Er wordt dus steeds besloten op een ander deel van de documenten die onder de reikwijdte van dat verzoek vallen.
b. Hoe ga je bij deelbesluiten om met voortschrijdend inzicht?
Door het nemen van deelbesluiten kan voortschrijdend inzicht ontstaan. Zo kan na een deelbesluit al volledig in de informatiebehoefte van de verzoeker zijn voldaan. Dan kunnen behandelaar en verzoeker samen afspreken om dat deelbesluit het eindbesluit te laten zijn. Ook kunnen behandelaar en verzoeker door voortschrijdend inzicht samen de reikwijdte van het verzoek bijstellen (bijvoorbeeld omdat bepaalde onderwerpen bij nader inzien niet relevant blijken). Die wijzigingen hebben dus allemaal betrekking op de reikwijdte van het originele verzoek. Daarnaast houdt de verzoeker altijd de mogelijkheid om een nieuw verzoek in te dienen, ook naar informatie die eerder op basis van afspraken was uitgezonderd.
c. Wat voor effect heeft het werken met deelbesluiten op de wettelijke beslistermijn van het verzoek?
De beslistermijn verandert niet als voor deelbesluiten gekozen wordt. Dus alle deelbesluiten moeten binnen de beslistermijn genomen worden. De beslistermijn verandert pas als verzoeker en behandelaar met elkaar een andere termijn afspreken, voor het geheel of per deelbesluit.
4. Rechten en verantwoordelijkheden van verzoeker en behandelaar
a. Mag een overheidsorganisatie eenzijdig besluiten om met deelbesluiten te werken?
Ja, mits de verzoeker er niet (aantoonbaar) door wordt benadeeld. Het ACOI ziet graag dat een behandelaar in overleg treedt met de verzoeker over het werken met deelbesluiten. Als echter geen enkele vorm van prioritering in overleg mogelijk blijkt, kan een eenzijdig besluit tot het werken met deelbesluiten een goede invulling zijn.
b. Welke rol heeft de verzoeker bij het werken met deelbesluiten?
Het ACOI vindt dat de verzoeker (1) bereid moet zijn mee te denken over passende sets aan documenten per deelbesluit en (2) bereid moet zijn te beoordelen of na een deelbesluit volledig aan zijn informatiebehoefte is voldaan. De behandelaar kan de verzoeker na een deelbesluit een deadline geven waarbinnen hij moet laten weten of aan de informatiebehoefte is voldaan. De behandelaar communiceert dan aan de verzoeker dat bij het uitblijven van een (tijdige) reactie het verzoek als afgehandeld wordt beschouwd. Hierna dient nog wel een bericht te volgen waarmee de afronding en sluiting van het dossier wordt bevestigd.
c. Waar moet de verzoeker op letten voor bezwaar of beroep op een deelbesluit?
Dat de verzoeker dit tijdig doet. De verzoeker kan niet wachten tot het laatste deelbesluit en dan pas terugkomen op eerdere deelbesluiten. Andersom geldt wel dat als de verzoeker eenmaal tegen een deelbesluit opkomt, eventuele bezwaren ook automatisch gelden voor latere deelbesluiten.
De behandelaar kan de verzoeker hierbij helpen. Hij kan de verzoeker goed informeren over zijn rechten bij deelbesluiten en hem erop wijzen dat hij tijdig in bezwaar of beroep moet gaan. Ook kan de behandelaar in overleg met zijn organisatie uit coulance aan de bezwaaradviescommissie vragen eerdere deelbesluiten bij de bezwaarprocedure te betrekken als de verzoeker niet tijdig in bezwaar is gegaan.
d. Moet de behandelaar na het deelbesluit een apart eindbesluit maken over het geheel?
Nee. De behandelaar kan in het laatste deelbesluit vermelden dat hiermee volledig is besloten op het Woo-verzoek. Wel is het nodig om nog een afrondend bericht te sturen wanneer een deelbesluit niet bedoeld was als laatste deelbesluit, maar dat wel is geworden, bijvoorbeeld na overleg met de verzoeker. De behandelaar moet namelijk altijd heel helder communiceren wanneer de behandeling van het Woo-verzoek definitief is afgerond.
e. Er zijn door verschillende mensen Woo-verzoeken gedaan waar overlap tussen zit. Kan er een deelbesluit voor alle betrokken verzoekers genomen worden over het deel dat overlapt?
Ja, onder twee voorwaarden: (1) voor iedere verzoeker moet duidelijk gemaakt worden in hoeverre er met het deelbesluit op zijn verzoek is beslist en (2) er worden geen verzoekers (onnodig) benadeeld . Een onnodige benadeling vindt bijvoorbeeld plaats als een verzoeker met een heel beperkt verzoek heel lang moet wachten omdat zijn verzoek overlap heeft met een zeer omvangrijk verzoek.
Voor meer informatie over het behandelen van omvangrijke verzoeken zie deze overzichtspagina.