Een omvangrijk verzoek vraagt om keuzes van verzoeker. Maar de overheid is voor hem een black box. De verzoeker mist inzicht om de gevolgen van zijn keuzes te overzien. Jij kunt hem dat geven.
Geef inzicht in de black box
Wanneer je een omvangrijk verzoek ontvangt, sta jij als behandelaar voor de opgave de uitvoering behapbaar te maken. Dat betekent dat je de verzoeker zal vragen te prioriteren of verder te preciseren. Je kunt dit echter moeilijk van hem verwachten als hij niet weet wat de gevolgen van zijn keuzes zijn. Zorg er daarom voor dat de verzoeker een weloverwogen beslissing kan nemen. Gebruik jouw expertise om hem inzicht te geven: jij weet bij welk organisatieonderdeel of in welke periode zijn onderwerp speelt en welke documenten publieke informatie bevatten. Heb je die kennis niet, dan vraag je collega’s of zoek je in systemen. De verzoeker kan dat niet: hij heeft niet dezelfde toegang tot de het deel ‘achter de schermen’ van de organisatie als jij. Zo kan hij kiezen op welke plekken, over welke periodes (tijdvakken) en over welke onderwerpen jij met voorrang documenten moet gaan verzamelen en beoordelen.
Hoe geef je inzicht?
Vaak doe je dit in een gesprek met de verzoeker, bijvoorbeeld door te vertellen wat een eerste globale inventarisatie heeft opgeleverd. Maar soms is er meer nodig. Hieronder staan zes methoden die je in verschillende situaties kunt uitproberen. Ze ondersteunen het gesprek met de verzoeker over prioritering. Welke manier passend is, en in welke precieze vorm, is maatwerk. Bedenk vooral: als ik de verzoeker zou zijn, wat zou ik dan moeten weten om keuzes te kunnen maken over mijn Woo-verzoek?
