Een omvangrijk verzoek vraagt om keuzes van verzoeker. Maar de overheid is voor hem een black box. De verzoeker mist inzicht om de gevolgen van zijn keuzes te overzien. Jij kunt hem dat geven.
Geef inzicht in de black box
Wanneer je een omvangrijk verzoek ontvangt, sta jij als behandelaar voor de opgave de uitvoering behapbaar te maken. Dat betekent dat je de verzoeker zal vragen te prioriteren of verder te preciseren. Je kunt dit echter moeilijk van hem verwachten als hij niet weet wat de gevolgen van zijn keuzes zijn. Zorg er daarom voor dat de verzoeker een weloverwogen beslissing kan nemen. Gebruik jouw expertise om hem inzicht te geven: jij weet bij welk organisatieonderdeel of in welke periode zijn onderwerp speelt en welke documenten er zijn. Heb je die kennis niet, dan vraag je inhoudsdeskundige collega’s of zoek je in systemen. De verzoeker kan dat niet: hij heeft niet dezelfde toegang tot het deel ‘achter de schermen’ van de organisatie als jij. Door de verzoeker informatie te geven kan hij aangeven welke plekken, periodes (tijdvakken) of onderwerpen volgens hem voorrang zouden moeten krijgen.
Hoe geef je inzicht?
Vaak doe je dit in een gesprek met de verzoeker, bijvoorbeeld door te vertellen wat een eerste globale inventarisatie heeft opgeleverd. Maar soms is er meer nodig om inzicht te geven. Dat kan op allerlei manieren. Welke manier passend is, hangt natuurlijk van het verzoek af. Hieronder staan zes methoden die je kunt uitproberen. Bedenk vooral: als ik de verzoeker zou zijn, wat zou ik dan moeten weten om keuzes te kunnen maken over mijn Woo-verzoek?
