Prioriteringsgesprekken voorbereiden

Bij omvangrijke Woo-verzoeken prioriteer je in overleg met de verzoeker. Bereid overleg hierover goed voor.

Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de verzoeker en jij samen weloverwogen keuzes kunnen maken. Bovendien laat het zien dat je het verzoek serieus neemt en dat geeft de verzoeker vertrouwen in de afhandeling van het verzoek. Voorbereiden hoeft niet lang te duren en levert bijna altijd tijdwinst op.

Een goede voorbereiding betekent dat je vóór een gesprek over prioritering al contact hebt met de verzoeker. Maak in je eerste contact met de verzoeker duidelijk dat je nog niet alles weet, maar eerst de context beter wil begrijpen. Dan kun je later terugkomen met verdiepende vragen. Vaak stelt de verzoeker die open houding op prijs. Pak dus gerust de telefoon op als je vragen hebt.

Voor het voorbereiden van prioriteringsgesprekken kun je onderstaande checklist gebruiken.  De volgorde waarin je de checklist uitvoert verschilt per verzoek. Ervaren behandelaars werken deze stappen vaak onbewust al af.

Checklist

Zorg dat je het Woo-verzoek voldoende begrijpt

o   Controleer of jouw interpretatie van het verzoek juist is en leg dat voor jezelf en de verzoeker vast zodat jullie erop terug kunnen vallen.
o   Vraag de verzoeker naar de achtergrond van het verzoek (informatiebehoefte). 
o   Vraag de verzoeker of hij zelf een uiterlijke beslisdatum in gedachten heeft, bijvoorbeeld vanwege een publicatie of lopende procedure.
o   Vraag collega's die het onderwerp of de verzoeker goed kennen om context.
o   Onderzoek of er een actuele aanleiding kan zijn voor het verzoek, zoals berichten in de media of nieuws dat jouw organisatie zelf publiek heeft gemaakt.

Zorg dat je voldoende weet over de informatie die je organisatie heeft over het onderwerp van het verzoek

o   Wie betrokken zijn of waren (zoals projectleiders).
o   Waar de informatie te vinden is (welke vindplaatsen).
o   Welk jargon wordt gebruikt.
o   Hoeveel documenten er (ongeveer) zijn.
o   Binnen welke termijn de informatie ongeveer te verzamelen en beoordelen zal zijn.
o   Maak waar mogelijk vast een eerste inventarisatie.

Bedenk hoe je de verzoeker in staat kan stellen om keuzes te maken

o  Wees voorbereid om een (eerste) beeld te geven van de beschikbare documenten.
o  Bedenk hoe je dat eerste beeld presenteert aan de verzoeker, bijvoorbeeld ingedeeld naar onderwerp, functies of typen documenten.
o  Bedenk hoe je de verzoeker inzicht kunt geven in de gevolgen van mogelijke keuzes, zodat hij die weloverwogen kan maken; zie voor tips Inzicht geven.
o  Bereid hulpvragen voor, die de verzoeker uitnodigen om duidelijk te maken wat belangrijk is of prioriteit heeft.
o  Wees voorbereid, maar houd een open blik. Mogelijk dat een verzoeker iets anders nodig heeft om een keuze te maken, waar jij nog niet aan hebt gedacht.

Voorlichting over verwachtingen

Het is belangrijk dat de verzoeker voldoende op de hoogte is van het proces en zijn rol daarin. Wees dus duidelijk over welke stappen er volgen, waarvoor die dienen en wat je van de verzoeker verwacht of nodig hebt voor een goede afhandeling van zijn verzoek. Je kan daarvoor deze voorbeeldtekst gebruiken.