Prioriteringsgesprekken voorbereiden

Bij omvangrijke Woo-verzoeken prioriteer je in overleg met de verzoeker. Bereid overleg hierover goed voor. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de verzoeker en jij samen weloverwogen keuzes kunnen maken. Bovendien laat het zien dat je het verzoek serieus neemt. Voorbereiden hoeft niet lang te duren en levert bijna altijd tijdwinst op.

Een goede voorbereiding betekent dat je vóór een gesprek over prioritering al contact hebt met de verzoeker. Maak in je eerste contact met de verzoeker duidelijk dat je nog niet alles weet, maar eerst de context beter wil begrijpen. Dan kun je later terugkomen met verdiepende vragen. Vaak stelt de verzoeker die open houding op prijs. Pak dus gerust de telefoon op als je vragen hebt.

Voor het voorbereiden van prioriteringsgesprekken kun je onderstaande checklist gebruiken.  De volgorde waarin je de checklist uitvoert verschilt per verzoek. Ervaren behandelaars werken deze stappen vaak onbewust al af.

Checklist

  • Zorg dat je het Woo-verzoek voldoende begrijpt

    • Vraag collega's die het onderwerp of de verzoeker goed kennen om context. 

    • Onderzoek of er een actuele aanleiding kan zijn voor het verzoek, zoals een afgekeurde aanvraag, berichten in de media of nieuws dat jouw organisatie zelf publiek heeft gemaakt.

    • Vraag de verzoeker naar de achtergrond van het verzoek (informatiebehoefte). 

    • Controleer of jouw interpretatie van het verzoek juist is en leg dat voor jezelf en de verzoeker vast zodat jullie erop terug kunnen vallen.

    • Vraag de verzoeker of hij zelf een uiterlijke beslisdatum in gedachten heeft, bijvoorbeeld vanwege een publicatie of lopende procedure.

  • Maak een eerste inventarisatie

    • Zoek uit wie betrokken zijn of waren (zoals projectleiders of inhoudsdeskundigen)

    • Onderzoek waar de informatie te vinden is (welke vindplaatsen)

    • Ga na welk jargon wordt gebruikt, om de juiste zoektermen te kunnen gebruiken.

    • Onderzoek hoeveel documenten er (ongeveer) zijn.

    • Onderzoek binnen welke termijn de informatie ongeveer te verzamelen en beoordelen zal zijn.

    • Stel vast waarom het niet mogelijk is het verzoek binnen de wettelijke termijn te behandelen, zodat je dat kan uitleggen aan de verzoeker.

  • Bedenk hoe je de verzoeker in staat kan stellen om keuzes te maken

    • Zorg dat je een (eerste) beeld kunt geven van de beschikbare documenten.

    • Bedenk hoe je dat eerste beeld presenteert aan de verzoeker, bijvoorbeeld ingedeeld naar onderwerp, functies of typen documenten.

    • Bedenk welke keuzes je daarover aan de verzoeker voor wil leggen.

    • Bedenk hoe je de verzoeker inzicht kunt geven in de gevolgen van mogelijke keuzes, zodat hij die weloverwogen kan maken; zie voor tips Inzicht geven.

    • Bereid hulpvragen voor, die de verzoeker uitnodigen duidelijk te maken wat belangrijk is of prioriteit heeft.

    • Wees voorbereid, maar houd een open blik. Mogelijk heeft een verzoeker iets nodig waar jij nog niet aan hebt gedacht om een keuze te maken.

Voorlichting over verwachtingen

Het is belangrijk dat de verzoeker voldoende op de hoogte is van het proces en zijn rol daarin. Dat doe je ook al tijdens de voorbereiding en blijf je doen tijdens de hele afhandeling. Wees duidelijk over welke stappen er volgen, waarvoor die dienen en wat je van de verzoeker verwacht of nodig hebt voor een goede afhandeling van zijn verzoek. Zodra een verzoek omvangrijk blijkt te zijn, kun je deze voorbeeldtekst gebruiken.

  • Download: Voorlichting verzoeker over omvangrijk verzoek(ODT, 69 kB)