Een Woo-verzoek opknippen in delen

Bij een omvangrijk Woo-verzoek moet je keuzes maken om het verzoek goed en snel te kunnen behandelen. Een beproefde methode is om af te spreken dat je het verzoek opknipt in delen. De verzoeker krijgt daarbij steeds een behapbare set documenten die in ieder geval op voorhand voor zijn verzoek het meest waardevol lijken.

Opknippen in delen heeft grote voordelen. De verzoeker ontvangt sneller documenten. Soms geven die al voldoende antwoord op zijn vraag. Zo niet, kan je in de volgende stap gerichter verder werken.

Opknippen in delen doe je zo

1. Overleg met de verzoeker

Overleg met de verzoeker of opknippen in delen gewenst is. Het is mogelijk dat de verzoeker hier niet direct enthousiast over is. Opknippen betekent namelijk dat de verzoeker een deel van de documenten die hij heeft gevraagd nog niet krijgt. Leg daarom goed uit waarom je wilt opknippen in delen en wat de gevolgen zijn en vraag of de verzoeker daaraan mee wil werken. Wil de verzoeker dat niet? Ga dan met hem in gesprek over zijn beweegredenen. Mogelijk kan je zijn bezwaar wegnemen. Lukt dat niet, spreek dan een andere vorm van prioritering en een redelijke afhandeltermijn af.

Wil de verzoeker aan geen enkele vorm van prioritering meewerken? Dan is de consequentie dat jij zelf de prioriteiten moet bepalen.

2. Kies de meest veelbelovende documenten

Kies per deel met de verzoeker wat de meest veelbelovende documenten zijn om te verzamelen en beoordelen. Hou daarbij deze rangorde aan:

Documenten waar de verzoeker om vraagt: altijd eerst
Begin altijd met de (soorten) documenten die voor de verzoeker het meest waardevol zijn, als hij dat kan vertellen. Zijn informatiebehoefte staat immers centraal. Dat kunnen dus ook emails, chatberichten of concepten zijn als die voor de verzoeker het meest waardevol zijn. Weet de verzoeker niet waar hij prioriteit aan wil geven, maar heb jij of een inhoudsdeskundige wel een beeld, leg dat dan aan hem voor.
Kunnen zowel de verzoeker als jij niet bedenken wat prioriteit heeft? Ga dan naar de volgende stap.
Formele documenten: startpunt als de verzoeker het niet weet
Als de verzoeker en jij niet weten waar je moet beginnen, zijn documenten die een rol spelen in de formele besluitvorming een goed startpunt. Denk aan brieven en andere formele correspondentie met mensen buiten jouw organisatie, interne nota’s, vastgestelde verslagen en besluiten, rapporten en datasets. Zulke documenten bevatten meestal waardevolle informatie, zoals feiten, opties, afwegingen en context. Deze documenten zijn bovendien vaak goed beheerd en gearchiveerd, en daardoor makkelijker te verzamelen.
E-mails en chatberichten van hoofdrolspelers: daarna
E-mails en chatberichten kunnen na of naast de formele documenten extra inzicht bieden in hoe zaken zijn verlopen. Ze bevatten soms informatie die niet in de formele stukken staat. Alleen kost het verzamelen wel extra tijd, omdat in de praktijk maar weinig e-mailberichten worden opgeslagen bij dossiers in (beheer)systemen. Ook is het in veel organisaties nog niet mogelijk om hele mailboxen snel te (laten) doorzoeken. Chatberichten zijn vaak nog moeilijker te verzamelen. Ook de beoordeling op relevantie (reikwijdte) en openbaarheid vergt tijd, omdat in e-mails en chatberichten soms meerdere onderwerpen door elkaar heen lopen en er vaker persoonsgegevens en persoonlijke meningen in staan, of zaken die helemaal niet met het werk te maken hebben.
Als e-mails of chatberichten echt nodig zijn voor de verzoeker, loont het om te beginnen met de berichten van mensen met een belangrijke rol in de besluitvorming over het onderwerp van het verzoek. Denk daarbij natuurlijk aan bewindslieden, andere bestuurders en de ambtelijke top. Maar ook aan gemandateerden die bijvoorbeeld subsidies of vergunningen ondertekenen. Of projectleiders die verantwoordelijk zijn voor relevante dossiers.
E-mails en chatberichten van anderen: later
Pas als de verzoeker onvoldoende informatie haalt uit de hiervoor genoemde communicatie, kom je toe aan berichten van personen die geen rol hadden in besluitvorming. E-mails hebben daarbij voorrang boven chatberichten (als de verzoeker geen voorkeur heeft) omdat die doorgaans sneller te verzamelen en beoordelen zijn.
Concepten: alleen als het echt nodig is
Concepten zijn vaak werk-in-uitvoering en de kans dat daar aanvullende informatie in zit, is heel erg klein. De meeste informatie valt af te leiden uit de andere documenten die je hebt verstrekt. Conceptversies zijn dan niet nodig om in de informatiebehoefte te voorzien. Uiteraard zijn er uitzonderingen denkbaar; bijvoorbeeld wanneer een belangrijke koerswijziging niet blijkt uit andere verstrekte documenten.
Wil de verzoeker concepten ontvangen, begin dan bij concepten die zijn voorgelegd aan mensen met een belangrijke rol in de besluitvorming.

Houdt bij het bepalen of een document veelbelovend is ook rekening met de tijd die het kost om het document te verzamelen en beoordelen. Documenten met een lange ‘levertijd’ zullen de andere documenten in de set vertragen. Overleg in dat geval met de verzoeker of hij de vertraging van de set voor lief neemt of de vertragende documenten later wil ontvangen.

3. Deel de resultaten

Bij deze methode verstrek je steeds sets documenten aan de verzoeker. Je verstrekt de sets via deelbesluiten of via inzage onder geheimhouding.

Is werken met deelbesluiten of inzage onder geheimhouding praktisch of juridisch gezien niet mogelijk, maar willen de verzoeker en jij wel de voordelen van opknippen in delen? Bespreek dan na elke stap jouw interpretatie van de inhoud van de documenten met de verzoeker. Deze werkwijze vraagt wel om wederzijds vertrouwen tussen jou en de verzoeker.

4. Leer van elke stap

Ga steeds na het delen van resultaten bij de verzoeker na in hoeverre zijn vraag is beantwoord. Is zijn vraag nog niet helemaal beantwoord? Vraag dan of de al verstrekte documenten helpen om gerichter verder te zoeken. Levert deze set helemaal geen nieuwe aanwijzingen op, dan kun je de verzoeker voorstellen om opnieuw een behapbare set documenten met hem te delen en daarna weer te overleggen.

5. Voorkom teleurstelling

Sommige verzoekers denken dat je besluitvorming bij de overheid van A tot Z en tot in de details kunt reconstrueren, omdat alles is vastgelegd in documenten. Dat is natuurlijk niet het geval. In elke organisatie wordt veel mondeling besproken en niet overal zijn verslagen van. Geplande overleggen gaan niet door, voorstellen krijgen niet altijd opvolging. Ook kunnen documenten na verloop van tijd overgedragen of vernietigd zijn op grond van de Archiefwet. Het kan ook zijn dat de verzoeker veronderstelt dat jouw organisatie documenten heeft, die helemaal niet bestaan. Probeer de verzoeker inzicht te geven in hoe jouw organisatie werkt, en realistische verwachtingen te scheppen over de opbrengst van een Woo-verzoek.

Voorkom vertraging vanuit je organisatie

Bij deze aanpak heb jij als behandelaar het juiste mandaat nodig. Je moet namelijk afspraken kunnen maken met de verzoeker waar je je aan kunt houden. Daarnaast gaat werken met deelbesluiten een stuk sneller als de besluitvorming niet vertraagd wordt door onnodig lange parafenlijnen. Tot slot helpt het om als organisatie richtlijnen te hebben voor het opvragen van zienswijzen van derden. Bijvoorbeeld wanneer je dit wel doet en wanneer niet, en de termijn die je de derden geeft om te reageren.

Deze zaken kan jij als behandelaar niet alleen regelen. Dat moet je organisatie doen. Voor tips hoe je zorgt dat jouw organisatie deze randvoorwaarden op orde brengt, lees je hoofdstuk 4 van de Samenwerkwijzer.