Werkwijzer Samen Kiezen

Woo-verzoeken komen in alle vormen en maten. Sommige verzoeken zijn zo omvangrijk dat afhandelen binnen de wettelijke termijn niet kan. Dan moet je als Woo-behandelaar samen met de verzoeker uitzoeken wat voor hem belangrijk is en prioriteit heeft. Deze Werkwijzer Samen Kiezen helpt behandelaars daarbij. De werkwijzer bouwt voort op de Samenwerkwijzer, waarin vijf uitgangspunten staan die nodig zijn voor goed en behulpzaam contact tussen behandelaar en verzoeker.

Samen kiezen doe je zo:

Zorg dat je de informatiebehoefte van de verzoeker echt begrijpt.
Zoek vroeg en zo vaak als nodig contact met de verzoeker en verduidelijk samen de informatiebehoefte. Bereid bij omvangrijke verzoeken contactmomenten extra goed voor.
De Checklist voorbereiding prioriteringsgesprek kan je daarbij helpen.
Stel de verzoeker in staat om keuzes te maken.
Voor veel verzoekers is de overheid een black box. Zij weten niet hoe jouw organisatie werkt. Neem de verzoeker daar in mee, zodat hij begrijpt welke keuzes mogelijk zijn en gemaakt moeten worden om de documenten die hij werkelijk zoekt te verzamelen.
Je kunt dat op verschillende manieren doen. Bekijk Inzicht geven aan een verzoeker.
Knip het Woo-verzoek op in delen.
Als je werkt met behapbare sets van documenten die voor de verzoeker waarschijnlijk het belangrijkst zijn, heeft dat grote voordelen: de verzoeker ontvangt sneller documenten. Soms geven die al voldoende antwoord op zijn vraag. Zo niet, kan de verzoeker vertellen wat mist in de set, zodat je gerichter verder kunt zoeken.
Hoe je dat doet lees je in Een Woo-verzoek opknippen in delen.
Stelt de verzoeker zich niet redelijk op? Dan moet jij keuzes maken.
Soms is een verzoeker niet bereid om keuzes te maken over het verzoek, omdat hij onvoldoende vertrouwen heeft in de uitkomst. Bedenk dan eerst of jij daar nog iets aan kunt doen. Vraag je af of je vertrouwen hebt gegeven dat je zijn informatiebehoefte wil begrijpen en beantwoorden. Leg ook duidelijk uit waarom je keuzes voor wil leggen. Handel bovendien het verzoek zo snel mogelijk af, wees transparant over vertraging en maak samen afspraken over de planning. Een omvangrijk verzoek heeft vaak een langere doorlooptijd, maar is nooit een vrijbrief voor onnodige vertraging.

Heb je dat gedaan maar werkt de verzoeker zonder goede redenen niet mee aan overleg? Dan moet je zelf keuzes maken. Vertrouw dan op je eigen deskundigheid. Dat betekent dat je zelf in overleg met jouw organisatie bepaalt hoe het verzoek het beste kan worden ingevuld. Verantwoord dan in het besluit niet alleen welke keuzes zijn gemaakt en waarom, maar ook welke pogingen tot contact zijn ondernomen. Je kunt er ook voor kiezen een omvangrijk verzoek op te schorten totdat de verzoeker bereid is tot overleg over te maken keuzes.
Lees ook hoofdstuk 3 van de Samenwerkwijzer, in het bijzonder situatie 4 en 6 op pagina 33 t/m 35.

Waarom samen kiezen?

Deze werkwijzer helpt je om artikel 4.2a van de Wet open overheid over overleg tussen behandelaar en verzoeker goed uit te voeren.

Als je een omvangrijk verzoek op dezelfde manier uitvoert als een regulier verzoek, moet je zo veel documenten verzamelen en beoordelen dat het moeilijk is het verzoek goed en tijdig uit te voeren. Tegelijk zijn niet al die documenten per se relevant voor de verzoeker. Het is dus nodig om samen met de verzoeker te bepalen welke documenten het beste voorzien in zijn informatiebehoefte en hoeveel tijd de afhandeling mag kosten.

De juiste documenten kiezen, vraagt wat van beide partijen. Jij als behandelaar kent de organisatie altijd beter dan de verzoeker en zal een verstandige aanpak moeten hanteren om de documenten te verzamelen. De verzoeker kent op zijn beurt de aanleiding en het doel van zijn verzoek het best. Door hier met elkaar over te praten kun je samen kiezen wat prioriteit moet krijgen. Dit voorkomt onnodig werk en de verzoeker wordt sneller en beter geholpen.

Wees je bewust van de onderstroom bij een gesprek

Een goede samenwerking tussen jou en de verzoeker begint natuurlijk met goed contact en onderling vertrouwen. Dat is lang niet altijd makkelijk, omdat verzoeken gepaard kunnen gaan met conflictsituaties. Bij omvangrijke verzoeken is het belangrijk hier extra alert op te zijn, omdat die vaak een signaal zijn dát dit speelt. Er kan bij een gesprek een ‘onderstroom’ zijn van onzichtbare emoties, gedachten en belangen. Benoem die onderstroom als je hem opmerkt; bij jezelf, een collega, de verzoeker of allemaal. Hiermee voorkom je dat de onderstroom in de weg komt te staan van het samen kiezen. Wil je daar meer over weten, lees dan ook de Samenwerkwijzer.

Deze werkwijzer is opgesteld met hulp van behandelaars en verzoekers. Zie het dossier van Werkwijzer Samen Kiezen voor meer informatie over de totstandkoming.