<< Terug naar de zes methoden om inzicht te geven aan een verzoeker
Een organogram laat je zien waar in de organisatie aan het onderwerp van het Woo-verzoek gewerkt is of wordt.
Wat zijn de voordelen
Door een complexe organisatie schematisch te tekenen, kun je duidelijk maken waar en hoe aan een onderwerp gewerkt wordt. Bijvoorbeeld dat er vanuit verschillende beleidsdoelen aan een thema wordt gewerkt, zoals AI-gebruik bij zowel fraudebestrijding als verkeerscontroles. Of dat bepaalde documenten eerder bij bepaalde afdelingen te vinden zijn; zoals contracten bij een inkoopafdeling en beleidsnota’s bij een beleidsafdeling. Je kunt dan met de verzoeker bespreken of er organisatieonderdelen zijn die prioriteit moeten krijgen. Ook kan het gesprek over betrokken organisatieonderdelen jou helpen om de informatiebehoefte van de verzoeker (nog) beter te begrijpen.
Aandachtspunten
Het officiële organogram van jouw organisatie is niet altijd geschikt. Dat bevat vaak afdelingen of onderwerpen met namen die verzoekers niets zeggen. Ook heeft het soms niet het juiste detailniveau voor een gesprek over het Woo-verzoek. Maak daarom waar nodig een organogram op maat voor het verzoek of geef toelichtingen bij bestaande organogrammen.
Denk ook aan samenwerkingsverbanden met andere overheidsorganisaties en externe partijen en aan vaste overleggen waar besluiten genomen worden (‘gremia’).