[Hier komen drie plaatjes om deze tip te verduidelijken. Zie onderwerpenlijst als voorbeeld]
<< Terug naar de zes methoden om inzicht te geven aan een verzoeker
Een voorlopige inventarislijst is een met software gemaakt overzicht van de verzamelde documenten.
Wat zijn de voordelen
Een voorlopige inventarislijst gebruik je als je (samen met de verzoeker) in staat was om goede zoektermen te formuleren, maar die erg veel resultaten opleveren. Op basis van de titels of andere metadata in de inventarislijst kan de verzoeker aanwijzen welke documenten hij beoordeeld wil hebben. Het maakt bovendien inzichtelijk hoe ontzettend veel documenten er in zijn over het gevraagde onderwerp. Dit creëert begrip voor langere behandeltijden. Bovendien kan hierdoor ook bij de verzoeker aanleiding kan voor het maken van scherpere keuzes.
Aandachtspunten
Een voorlopige inventarislijst kan documenten bevatten, waarvan bij nadere bestudering van de inhoud wordt geconcludeerd dat deze toch niet binnen de reikwijdte van het Woo-verzoek vallen. Daarmee zijn ze geen onderdeel van het formele besluit. Een verschil tussen de tijdelijke inventarislijst en de inventarislijst in het besluit kan verwarring opleveren bij de verzoeker. Het is belangrijk om verschillen tussen inventarislijsten uit te leggen. Ook kun je afspraken maken met de verzoeker, bijvoorbeeld over dat de voorlopige inventarislijst niet bestemd is voor publicatie.
Let daarnaast op dat er in deze lijst geen persoonsgegevens of andere (meta)gegevens staan die je bij Woo-beoordeling niet openbaar zou maken. Lak deze informatie weg en leg uit aan de verzoeker waarom je dit doet, namelijk omdat er na deze zoekslag nog beoordeeld moet worden.