Slimme selectie van documenten

Bij een omvangrijk verzoek moet je keuzes maken om het verzoek goed en snel uit te kunnen voeren. Een beproefde methode is om af te spreken dat je het verzoek opknipt in delen. De verzoeker krijgt daarbij steeds een behapbare set documenten die in ieder geval op voorhand voor zijn verzoek het meest waardevol lijken.

Opknippen in delen heeft grote voordelen. De verzoeker ontvangt sneller documenten. Soms geven die al voldoende antwoord op zijn vraag. Zo niet, kun je daarna in elk geval gerichter verder werken.

Leg de verzoeker uit waarom je zo wil werken en vraag of hij daaraan mee wil werken. Soms wil de verzoeker dat niet. Spreek dan een andere vorm van prioritering en een redelijke afhandeltermijn af. Lukt dat niet, dan is de consequentie dat jij die zelf moet bepalen.Ā 

In delen werken doe je zo

1.Ā Kies de meest veelbelovende documentenĀ 

Kies per deel met de verzoeker wat de meest veelbelovende documenten zijn om te verzamelen en beoordelen. Ā Hou deze volgorde aan:

Begin altijd met de (soorten) documenten die voor de verzoeker het belangrijkst zijn, als hij dat kan vertellen. Zijn informatiebehoefte staat immers centraal. Kan de verzoeker dat niet, maar heb je zelf wel een beeld, leg dat dan aan hem voor. Kunnen zowel de verzoeker als jij niet bedenken wat de meest logische volgende stap is? Hou dan deze volgorde aan:

Formele documenten eerst

Verzamel en beoordeel als eerste een set documenten die een rol spelen in de formele besluitvorming. Denk aan brieven en andere formele correspondentie met mensen buiten je organisatie, interne adviesnotaā€™s, vastgestelde verslagen, rapporten en datasets. Zulke documenten bevatten meestal waardevolle informatie, zoals feiten, opties, afwegingen en context. En juist deze documenten zijn vaak goed beheerd en gearchiveerd, en daardoor makkelijker te verzamelen.

Communicatie van sleutelfuncties daarna

E-mails en chatconversaties kunnen na of naast de formele documenten extra inzicht bieden in hoe zaken zijn verlopen. Ze bevatten soms informatie die niet in de formele stukken staat. Alleen kost het verzamelen wel extra tijd, omdat in de praktijk maar weinig e-mailberichten worden opgeslagen bij dossiers in (beheer)systemen. Ook is het in veel organisaties nog niet mogelijk om hele mailboxen snel te (laten) doorzoeken. Gesprekken in commerciƫle apps als WhatsApp en Signal via telefoons zijn nog moeilijker om te verzamelen. Ook de beoordeling op relevantie (reikwijdte) en openbaarheid vergt tijd, omdat in e-mails en chatconversaties soms meerdere onderwerpen door elkaar heen lopen en er vaker persoonsgegevens en persoonlijke meningen in staan, of zaken die helemaal niet met het werk te maken hebben.

Als communicatie echt nodig is voor de verzoeker, loont het om te beginnen met de communicatie van mensen in sleutelfuncties en andere functies waar informatie ā€˜samenkomtā€™. De informatie die zij uitwisselen heeft de grootste informatiewaarde. Denk bij sleutelfuncties in elk geval aan bewindslieden, andere bestuurders en de ambtelijke top. Denk ook aan personen lager in rang die besluiten ondertekenen voor dingen als subsidies of vergunningen en aan projectleiders die verantwoordelijk zijn voor relevante dossiers.Ā Ā 

Communicatie van niet-sleutelfuncties later

Pas als de verzoeker onvoldoende informatie haalt uit de hiervoor genoemde informatiecategorieƫn, kom je toe aan de communicatie van personen die geen sleutelfunctie hebben. Mailverkeer heeft daarbij voorrang boven chatverkeer omdat het doorgaans sneller te verzamelen is.

Concepten alleen als het echt nodig is

Vaak zijn conceptversies niet nodig om in de informatiebehoefte te voorzien. De meeste informatie valt namelijk af te leiden uit de ander documenten die je hebt verstrekt. De meeste concepten zijn immers werk-in-uitvoering en de kans dat daar aanvullende informatie in zit, is heel erg klein. Als conceptversies interessant zijn om te ontvangen, dan is dat vaak pas aan het eind van het verzoek, bijvoorbeeld als een belangrijke koerswijziging niet verklaard kan worden uit andere verstrekte documenten. Wil de verzoeker concepten ontvangen, begin dan bij concepten die voor een reactie of een akkoord zijn voorgelegd aan mensen in sleutelfuncties.

2. Leer van elke stap

Deel de verzamelde en beoordeelde set documenten met de verzoeker. Ga bij de verzoeker na in hoeverre zijn vraag daarmee is beantwoord. Is dat niet zo? Vraag dan of de al verstrekte documenten helpen om gerichter verder te zoeken. Levert deze set geen nieuwe aanwijzingen op, dan kun je de verzoeker voorstellen om opnieuw een behapbare set documenten met hem te delen en daarna weer te overleggen.

3. Voorkom teleurstelling

Sommige verzoekers denken dat je besluitvorming bij de overheid van A tot Z en tot in de details kunt reconstrueren, omdat alles is vastgelegd in documenten. Dat is natuurlijk niet het geval. In elke organisatie wordt veel mondeling besproken en niet overal zijn verslagen van. Geplande overleggen gaan niet door, voorstellen krijgen niet altijd opvolging. Ook kunnen documenten na verloop van tijd overgedragen of vernietigd zijn op grond van de Archiefwet. Of de verzoeker veronderstelt dat jouw organisatie documenten heeft, die helemaal niet bestaan. Probeer de verzoeker inzicht te geven in hoe jouw organisatie werkt, en realistische verwachtingen te wekken over de opbrengst van een Woo-verzoek.

Hoe deel je resultaten?Ā 

Bij deze methode verstrek je steeds sets documenten aan de verzoeker. Door de documenten in te zien, kan de verzoeker beoordelen of zijn verzoek voldoende is beantwoord of dat er een volgende stap nodig is. Je verstrekt de sets viaĀ deelbesluitenĀ of via inzage onder geheimhouding.Ā Houd er rekening mee dat je bij deze methode eventuele belanghebbenden (ā€˜derdenā€™) soms meerdere keren om hun zienswijze moet vragen.Ā 

Is werken met deelbesluiten of inzage onder geheimhouding niet mogelijk?Ā Ā Bespreek dan na elke stap jouw interpretatie van de inhoud van de documenten met de verzoeker. De verzoeker kan op basis daarvan mogelijk al richting geven aan jouw volgende stap, of vragen om een (deel)besluit met de documenten. Deze werkwijze vraagt wel om wederzijds vertrouwen tussen jou en de verzoeker.