Online consultatie Samenwerkwijzer – gesloten

Het ACOI vindt het belangrijk dat de Samenwerkwijzer aansluit bij de behoefte van (toekomstige) gebruikers en toepasbaar is. Dat vergroot de kwaliteit en het draagvlak. Via de online consultatie kunnen de gebruikers input geven op de voorlopige versies van zowel de werkwijzer voor Woo-behandelaars als de brochure voor Woo-verzoekers.

Binnen deze consultatie hebben wij een aantal vragen voor u. Deze vragen kunt u beantwoorden in de daarvoor bestemde antwoordvelden. Daarnaast kunt u twee losse documenten toevoegen aan uw reactie, bijvoorbeeld omdat u opmerkingen wilt maken bij specifieke passages. 

Deze consultatie loopt van 17 april t/m 15 mei. Na afloop van de consultatie zullen wij een consultatie-verslag publiceren waarin wij op hoofdlijnen reageren op de verkregen input.

De Samenwerkwijzer gaat, zoals de titel dat al zegt, specifiek over goed contact en het overleg tussen Woo-behandelaar en Woo-verzoeker. Volgens het ACOI is dit het fundament voor een geslaagde afhandeling van Woo-verzoeken. Waarom? Omdat het de kans vergroot dat verzoekers sneller de informatie krijgen waar zij behoefte aan hebben. Daarnaast helpt het om gerichter informatie te zoeken en termijnen te halen.

Goed contact en samenwerken klinken misschien als een open deur, maar in de praktijk is het nog niet zo vanzelfsprekend. Het vergt behulpzaamheid en redelijkheid van beide partijen, open communicatie, bereikbaarheid en wederzijds vertrouwen en respect. De Samenwerkwijzer geeft de Woo-behandelaar, aan de hand van vijf uitgangspunten, handvatten om dit vorm te geven. Daarnaast bevat het een brochure voor de Woo-verzoeker die voorafgaand en tijdens het Woo-proces als voorlichting gebruikt kan worden.

NB: In de voorlichtingsbrochure stond per abuis een foutieve bezwaartermijn op een Woo-besluit (twee in plaats van zes weken). Om verwarring te voorkomen, is dit tijdens de consultatieperiode (op 24/4) gecorrigeerd. Er zijn geen andere wijzigingen doorgevoerd.

Deze online consultatie loopt t/m 15 mei.

Parallel vinden er in mei enkele fysieke validatiesessies plaats met Woo-behandelaars. Ook wordt een validatiesessie voor journalisten georganiseerd. De opbrengst van zowel de online consultatie als de validatiesessies wordt meegenomen in de definitieve versie van de Samenwerkwijzer. De publicatie hiervan is voorzien in de tweede helft van juni 2025.

Het streven is om na twee jaar de Samenwerking te evalueren en deze zo nodig actualiseren.

Reacties worden gepubliceerd tijdens de loop van de consultatie, tenzij de inzender daar geen toestemming voor geeft. Omdat het ACOI transparantie belangrijk vindt, roepen wij inzenders op deze toestemming te geven. Wij streven ernaar de reacties binnen drie werkdagen op onze website te plaatsen.

De gepubliceerde reacties laten wij op onze website staan totdat de definitieve Samenwerkwijzer wordt gepubliceerd (medio juni).

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Ik ben Woo-behandelaar en/of Woo-contactpersoon

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

In hoofdlijnen zijn dat idd de stappen die worden doorlopen. Maar wellicht toch goed om te benadrukken dat er in de beoordeling rekening gehouden moet worden met een veelheid aan belangen die mogelijk geschaad kunnen worden door openbaar making. Dat we dat als bestuursorgaan zorgvuldig moeten wegen en vaak ook in gesprek moeten met derde belanghebbenden die in de stukken genoemd worden om vast te stellen of ook hun belangen niet geschaad worden door openbaarmaking. Er mag best wat meer aandacht zijn voor dat lastige wegingsproces waarvoor anders mogelijk wat weinig begrip is bij verzoekers.

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

Dat zou goed kunnen idd, met wel de toevoeging zoals boven geschetst. Dat kader is goed om mee te geven anders, kan toch onbedoeld het beeld ontstaan van wat doet dat bestuursorgaan toch onnodig lang of moeilijk over een relatief eenvoudig verzoek. Dat heeft vaak te maken met goede inhoudelijke afweging van de verschillende belangen die spelen rond het openbaar maken van informatie. Die wereld is niet zo eendimensionaal als dat dat mogelijk uit het proces-overzicht kan ontstaan.

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

Die handvatten zijn helder. We merken overigens wel dat het soms lastig is om tot een goede precisering van een verzoek te komen. We hebben nog met regelmaat verzoekers die vasthouden aan de definitie van het verzoek waarin ze bijvoorbeeld alle informatie en communicatie willen over een bepaald onderwerp. Terwijl we dan al weten en delen met de verzoeker dat dat vele duizenden documenten kan betreffen en daarmee vele maanden werk. Helaas is een goed contact met de verzoeker geen waarborg voor een afgebakend verzoek. Wellicht dat de samenwerkwijzer daar nog wat handvatten kan geven.

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

Het is zeker toe te passen, maar goed om nog aan te vullen met handvatten voor een verzoek dat weinig precies en waarbij de verzoeker niet wil meewerken aan verdere precisisering.

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

Dat heb ik in bovenstaande suggestie. Uiteraard wel een goed initiatief om het proces zo goed mogelijk inzichtelijk te maken, maar het wint ook nog wat kracht als de verzoeker meegenomen wordt in zijn verantwoordelijkheid om te komen tot een snelle en toegepitste behandeling van zijn verzoek.

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Ik heb ervaring als Woo-verzoeker

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

Zie mijn opmerkingen in rood.

De wettelijke bezwaartermijn is ZES weken.

Je moet geen kapsones-woorden gebruiken zoals "verdaagd." Zeg gewoon dat het Woo-besluit soms wordt UITGESTELD.

Gebruik geen ambtelijk jargon zoals "zoekslag."

Bij "data" denkt mijn dochter aan "10 november" of "20 februari."

Je hebt recht op gezondheidszorg, op een dak boven je hoofd, en op overheidsinformatie. De verplichting om informatie openbaar te maken is afgeleid van het "recht op overheidsinformatie," en niet van het recht op openbaarmaking van overheidsinformatie.

Bestuursorganen zijn (nog) niet wettelijk verplicht om Woo-besluiten online te publiceren.

SOMS heeft een bestuursorgaan heel veel documenten over een bepaald onderwerp, maar VAAK zeggen bestuursorganen dat ze over een bepaald onderwerp helemaal geen documenten hebben.

Bij ambtelijke beleidsopvattingen hebben bestuursorganen soms een zekere beleidsvrijheid om deze al dan niet openbaar te maken. Bij stap 5 moet de laatste zin daarom luiden: "Als wij gevraagde informatie niet openbaar mogen of hoeven te maken..."

U schrijft dat de overheid sommige documenten in zijn geheel niet met het publiek deelt. Het is belangrijk dat u schrijft dat de overheid deze documenten goed beschrijft op de inventarislijst. Dan kunnen burgers bezwaar maken tegen deze beslissing.

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

Nee, de plaatjes zijn kinderachtig.

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

Toevoegen bestand 1

voorlichtingsbrochure-voor-woo-verzoekers-versie-online-consultatie, OPMERKINGEN IN ROOD (2).pdf (723 KB, application/pdf)

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Ik heb ervaring als Woo-verzoeker

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

Vooraf: Afgelopen jaren (2010+) heb ik honderden Woo-verzoeken ingediend bij tientallen bestuursorganen. Ivm rechtszaken, journalistieke en wetenschappelijke publicaties, nieuwsgierigheid en voor eigen cliënten.

Helaas is de dwangsom vanwege te laat besluiten per 1 oktober 2016 afgeschaft, waardoor elke financiële prikkel is verdwenen om tijdig te besluiten. Wel zijn de puntentarieven verhoogd in het bestuursrecht (+40% per juli 2021), maar dat zet weinig zoden aan de dijk: Ambtenaren en bestuursorganen voelen die pijn niet.

De Woo verplicht tov de Wob in ieder geval een contactpersoon. Maar je bent nog steeds volledig overgeleverd aan de bereidwilligheid van een bestuursorgaan.

1. Goed contact zoeken gebeurt willekeurig: In de helft van de keren wordt er meteen een besluit genomen, zonder overleg of het volledig is of überhaupt wat ik wil: Dat lokt weer onnodig bezwaar en beroep uit;
2. In een deel van de verzoeken stuurt een bestuursorgaan bewust aan op miscommunicatie en wordt een Woo-verzoek oneigenlijk geherinterpreteerd tot wat ik niet verzoek, dan gaat het niet meer om mijn informatiebehoefte, maar de informatieverstrekkingsbehoefte (sic) van het bestuursorgaan;
3. Meedenken gebeurt zeer zelden en ik word nooit betrokken bij de (voorlopige) selectie. Het zou wel een enorme stap vooruit zijn als dit praktischer gebeurt, zoals met zoektermen of uitleg over de informatiesystemen;
4. Termijnen worden zeer zelden gehaald - zowel de eerste 4 weken termijn niet, de uitsteltermijnen niet en de termijn van 13 weken bij de rechtbanken nog nooit! De meeste van mijn verzoeken zijn bescheiden in omvang, gemiddeld van 1 tot 10 documenten. Bij omvangrijke verzoeken van 100+ documenten lukt het meestal wel een aantal maanden af te spreken.
5. Veel bestuursorganen grijpen te pas en te onpas naar misbruik en privacy. Hier valt geen touw aan vast te knopen: Onwil en op informatie blijven zitten blijft helaas leidend.
6. Soms wordt er te snel een besluit genomen, terwijl een bepaalde zoekslag nog uitgevoerd moet worden, ik wacht op andere documenten van een ander bestuursorgaan, of er is alsnog een deel van de documenten zonder overleg achtergehouden of geanonimiseerd. Ook dat lokt weer onnodig bezwaar en beroep uit.
7. In het ideale geval wordt het besluit natuurlijk snel gepubliceerd, al geven sommige websites/bestuursorganen wekenlang (technisch of opzettelijk?) foutmeldingen bij een besluit, zoals de politie.
8. Als er iets misgaat en er bezwaar is ingediend, gaat elk bestuursorgaan in vechtmodus en is er (helaas) geen overleg meer mogelijk, terwijl eenvoudig een nieuw besluit genomen kan worden of het besluit vrijwillig kan worden herzien. Deze harde juridiseringshouding is in strijd met de Awb, Woo en expliciet de bedoeling van de wetgever.

Ten overvloede: Over het ACOI-rapport "Wat kan ik voor u doen?" van maart 2024 en het “WOO Witboek” (Vereniging van Onderzoeksjournalisten (VVOJ) en Open State Foundation) met 11 best practices van januari 2025 wordt in praktijk vrij lacherig gedaan, ook door bezwaarcommissies "het is toch maar vrijblijvend". Tsja: Het mag allemaal wel flink wat dwingender voor onwillige bestuursorganen.

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

Het beschrijft concreet het stappenplan bij goede intenties, maar mist regels/sturingen als een bestuursorgaan niet meewerkt.

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

Als de zon schijnt, heb je geen paraplu nodig.
Een stappenplan dat uitsluitend beschrijft, voegt (helaas) weing toe aan het ACOI-rapport "Wat kan ik voor u doen?" van maart 2024 en het “WOO Witboek” (Vereniging van Onderzoeksjournalisten (VVOJ) en Open State Foundation) met 11 best practices van januari 2025.

Kom maar op met die stokken (al dan niet) achter de deur.

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Ik heb ervaring als Woo-verzoeker

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

Indruk: beetje kinderachtig qua opzet
Duidelijkheid: goed over beide rollen
Duidelijkheid plaat: geeft proces wel aardig weer, maar is nog obligaat en te algemeen. Denk dat contactmomenten over verzoek nog duidelijker naar voren mogen komen. De opschorting ivm belangen derden mogen wel in het proces zichtbaar worden (nu een losse box), maar wel voor de wettelijke termijn en ook welke verplichtingen er voor bestuursorgaan zijn (periode opschorting én afloop daarvan melden).
Nu wordt de suggestie gewekt dat bij het niet halen van de wettelijke termijn er een nieuwe termijn vastgesteld wordt. Maar dat is niet de enige gang van zaken. Kan ook zijn dat een verzoeker daar niet mee instemt.

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

Ik ben geen behandelaar

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

Ik mis nog iets meer dat de zorgvuldige procesbehandeling vraagt naar actieve, open én tijdige communicatie van de behandelaar naar de verzoeker. Er zou eigenlijk nooit een vraag over het proces zelf hoeven te komen.

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

Ik denk dat het goed is om de contactmomenten tussen verzoeker en behandelaar beter zichtbaar te maken
De fase van de interne afstemming en ondertekening is vaak een bron van tijdsverloop. En eigenlijk is dat erg onnodig, want de juridisch professional past enkel de wet toe en er zijn geen keuzemogelijkheden over het besluit en de openbaarmaking. Dus al dat informeren van iedere collega kan na het opstellen van een concept-besluit ook wel na de ondertekening!
Zowel in de handvatten en softe "normering" mag daar wel aandacht voor zijn.
Verwijs ook dat de behandelaar vaak niet de ondertekenaar van het besluit is (mandaatverlening).

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Ik heb ervaring als Woo-verzoeker

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

Beperking van de rechten van de verzoeker ten opzichte van de wet. Niet uw informatiebehoefte staat centraal maar de open overheid. Iedereen moet kennis kunnen nemen van de informatie. Nu wordt alles in een pdf gezet zonder kop en staart. Alleen toegankelijk voor specialisten.

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

Maar beperkt, als in afzwakking is tot de wet niet wel voor een overleg en nader onderzoek. Is eenzijdig, lees: wij zoeken contact met u" en niet ook u kan contact met ons krijgen.: een richting verkeer zonder gelijk stelling in gesprekspartner. Ook wij uitstellen na overleg met u. Zo werkt het niet: via rechtelijke middelen kun een termijn stellen.

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

Te veel vrij wordt gegeven aan het bestuursorgaan. Het is in elke evaluatie duidelijk dat overheid alle termijnen op rekt, minimale informatie verstrekt en elke uitzonderingsgrond uitnut.

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Ik heb ervaring als Woo-verzoeker

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

Op hoofdlijnen duidelijk. Al wekt punt 4 'We halen termijnen' wel sterk de suggestie dat de wettelijke termijn van 4-6 weken in de regel worden gehaald maar dat het 'soms' langer duurt. De realiteit is natuurlijk juist dat het in de regel langer duurt en dat er 'soms' binnen 4-6 weken een besluit valt. In de huidige formulering wekt het m.i. onjuiste verwachtingen bij de onervaren woo-verzoeker.

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

Als journalist maak ik (sporadisch) mee dat een persvraag aan een bestuursorgaan over documenten door het orgaan eenzijdig wordt opgevat en in behandeling wordt genomen als een Woo-verzoek, terwijl dit uitdrukkelijk niet mijn intentie was. (mijn hypothese is dat deze bestuursorganen de pers niet eerder van documenten willen voorzien dan hun eigen volksvertegenwoordiging, en zodoende dvm een woo-'verzoek' alles aan een ieder tegelijk openbaar kunnen maken). Ik mis in de Samenwerkingswijzer een passage waarin duidelijk staat dat bestuursorganen niet elke vraag of verzoek eenzijdig mogen behandelen als Woo-verzoek.

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Ik ben Woo-behandelaar en/of Woo-contactpersoon

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

De brochure is mijns inziens duidelijk, eenvoudig, kort en overzichtelijk. Ik denk dat dit heel verhelderend kan zijn voor Woo-verzoekers. In de bijlage heb ik de brochure toegevoegd met opmerkingen en voorstellen.

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

Ja, zeker voor op de website. Het geeft snel inzicht hoe een goede samenwerking en snelle maar ook aangename afwikkeling van het Woo-verzoek tot stand kan komen. Het is daarnaast fijn dat het Woo-proces op één pagina is samengevat.

In de ontvangstbevestiging kan bijvoorbeeld een link naar de website opgenomen worden. Zo kunnen verzoekers zelf beslissen of ze de brochure willen lezen. Ik ben geen voorstander om de brochure toe te voegen in de bijlage van een ontvangstbevestiging, omdat verzoekers eventueel het gevoel kunnen krijgen dat ze iets moeten lezen.

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

Het lijkt me een goede zaak dat deze Samenwerkwijzer wordt opgesteld en gepubliceerd. De behandeling van Woo-verzoeken stagneren in de praktijk nog veel te veel wat leidt tot vertragingen in het voorzien van de informatiebehoefte en tot juridische procedures. Deze Samenwerkwijzer geeft goede handvatten om dit eventueel te voorkomen, maar geven mijns inziens ook een mooi beeld in hoe Woo-behandelaars en Woo-verzoekers met elkaar kunnen samenwerken en in wat elkaars rollen daarin zijn. Door deze uitgangspunten toe te passen, verwacht ik dat er beter en sneller aan de informatiebehoefte voldaan kan worden. Er zullen natuurlijk altijd situaties zijn dat samenwerking niet haalbaar is, maar daar biedt hoofdstuk 2 in de Samenwerkwijzer ook goede handvatten voor.

Zie overigens de Samenwerkwijzer met mijn opmerkingen en voorstellen in de bijlage

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

Ja, dit kan ik toepassen in mijn werkzaamheden als behandelaar. Zie hiervoor de Samenwerkwijzer met mijn opmerkingen en voorstellen in de bijlage.

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

Zie hiervoor de Samenwerkwijzer en de brochure met mijn opmerkingen en voorstellen in de bijlage.

Toevoegen bestand 1

Voorlichtingsbrochure Woo-verzoekers_opm. SBJA.pdf (709 KB, application/pdf)

Toevoegen bestand 2

Samenwerkwijzer Woo-behandelaars_opm. SBJA.docx (181 KB, application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document)

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Ik ben Woo-behandelaar en/of Woo-contactpersoon

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

--

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

- De brochure is helder, overzichtelijk en goed bruikbaar in de communicatie met toekomstige verzoekers. Let wel: liever nog voordat een Woo-verzoek wordt gedaan, willen we al goede voorlichting geven aan inwoners over alle alternatieven van informatieverkrijging.
- Stap 7: Het publiceren van het Woo-besluit is nu nog niet van toepassing en vindt ook nog niet overal plaats (tranche 2 van de actieve openbaarmaking is nog niet ingegaan).
- De brochure gaat vooral in op wat de verzoeker van de overheidsorganisatie kan verwachten. Er wordt in een samenwerkingsrelatie echter ook wel wat van de verzoeker verwacht. Bijvoorbeeld het bereikbaar zijn en medewerking verlenen in situaties. Dat mag nog meer expliciet worden gemaakt (wordt licht aangestipt in het blauwe kadertje onderaan pagina 2). Deze elementen zijn wel terug te vinden in de SWW voor behandelaars. Maar er is juist behoefte om ook andere verwachtingen duidelijk te maken aan verzoekers: een samenwerking met de behandelaar, meedenken om oplossingen te vinden en evt. ook zaken zoals toon van mails.

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

- Het initiatief is heel goed, maar deze uitwerking is te uitgebreid, te wollig, met veel informatie en veel herhalingen.
Dit komt de leesbaarheid niet ten goede.
Eens met de vijf uitgangspunten, maar maak het korter.

- Niet overal is duidelijk wie de actie moet uitvoeren, benoem duidelijk wie wat moet doen.

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

- Er wordt gesproken over het mandaat zo laag mogelijk in de organisatie. Maar dat is nog niet de realiteit. Het is een mooi streven, maar niet altijd even gemakkelijk. Zeker grote organisaties hebben daar mee te maken.

- De dossierhouder is niet altijd één persoon of zelfs een organisatie-onderdeel. Ga daar niet zondermeer van uit.

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

--

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Anders, namelijk ondersteuner van het Woo-team. Wij hebben de antwoorden van de Woo-behandelaren samengevoegd tot één antwoord.

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

Ik vind dat de plaat de stappen mooi en voldoende duidelijk weergeeft.

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

Ja, de brochure geeft verzoeker een goed beeld van de stappen van een Woo-verzoek.

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

Zeer uitgebreid document, met heldere adviezen en goede voorbeelden. Ik denk dat we hier als behandelaars zeker wat aan hebben.

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

Ja, dat denk ik wel. Zijn heldere adviezen. Praktijk moet wel uitwijzen of ze altijd even goed toepasbaar zijn.

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

Taal technisch vind ik dat er verbeterpunten zijn. In de brochure in het blauwe vlak staat in de tweede alinea "zetten ze online". Zowel de woorden "zetten" als "ze' zijn hier ongepast of onduidelijk. Ik zou de zin bijvoorbeeld aanpassen in (... plaatsen de documenten online..). Onder kopje 1 staat "bij voorbeeld". Dit hoort aan elkaar. Onder kopje 2 staat: ".. formeel, juridisch besluit". Die komma moet vervangen worden door "en". In stap 8 staat "zes" in een ander lettertype/grootte. In het kopje 'over de beoordeling van documenten" staat (AVG) genoemd maar wordt niet verder uitgelegd wat dat is of waar het voor staat. Wellicht helemaal weghalen?

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Ik ben Woo-behandelaar en/of Woo-contactpersoon

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

Het een bondige brochure die de nodige informatie geeft over de behandeling van Woo-verzoeken. Vooral de plaat 'Het Woo-proces in acht stappen' is helder en begrijpelijk. Het is fijn om verzoekers hier op te kunnen wijzen.

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

De brochure kunnen we gebruiken in de communicatie, bijvoorbeeld door deze op de website te plaatsen of mee te sturen met de ontvangstbevestiging.

Op pagina 2 staat punt 3 'We betrekken u bij de
selectie van documenten' ligt wat ingewikkeld: een verzoeker heeft immers geen inzicht in de inhoud van de documenten die naar voren komen bij de zoekslag. Het geeft een vertekend beeld door te zeggen dat de verzoeker uiteindelijk bepaald welke documenten wel of niet geselecteerd worden.

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

De samenwerkwijzer is een uitgebreid naslagwerk van handvatten voor contact en samenwerking tussen verzoekers en bestuursorganen. Persoonlijk vind ik het wel een erg lang/uitgebreid en worden soms voor de hand liggende (juridische) aspecten van het Woo-proces nader beschreven. De samenwerkwijzer lijkt soms ook behandeladviezen voor de behandeling te bevatten, zoals het preciseren van een verzoek, toepassing van uitzonderingsgronden of toepassen van de anti-misbruikbepaling. Hoewel belangrijk is dat wordt aangestipt dat dit tot de mogelijkheden behoort, is een uitgebreide toelichting herhaling van andere documentatie zoals de rijksbrede instructie voor de behandeling van Woo-verzoeken. Het bevat zoveel informatie, dat de essentie van de adviezen me niet bijblijft. De vijf uitgangspunten zou ik niet kunnen opnoemen.

M.a.w.: er wordt in de samenwerkwijzer veel meer behandeld dan adviezen voor goed en soepel contact, het bevat ook adviezen voor de inhoudelijke behandeling van Woo-verzoeken en daarvoor raadpleeg je een samenwerkwijzer niet.

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

Met name hoofdstuk 2 over moeilijke contacten biedt concrete handvaten die goed toepasbaar zijn.

Bij ons is de rol Woo-contactpersoon en Wo-behandelaars belegd bij dezelfde personen, waardoor de adviezen allemaal van belang zijn. De inrichting van het Woo-proces en de verdeling van de rollen van Woo-behandelaars en Woo-contapersonen verschilt enorm per organisatie. Wanneer deze rollen gescheiden zijn, bevat de samenwerkwijzer veel informatie die niet altijd relevant is. De opbouw en/of opmaak is ook niet zo opgesteld dat je snel de informatie op kan zoeken die je op dat moment nodig hebt.

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

Hoewel de vele voorbeelden van organisaties en verzoekers illustratief zijn, leidt dit wel af van de essentie van de handvatten in de samenwerkwijzer. Het zou volstaan om minder voorbeelden op te nemen.

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Ik ben Woo-behandelaar en/of Woo-contactpersoon

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

Ik vind het een heel duidelijk en inzichtelijk document. De procedure wordt zo in stappen uitgelegd aan de verzoeker.

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

Ik zou deze brochure zeker gaan gebruiken binnen onze organisatie.
Zo ben je vanaf begin heel duidelijk richting verzoeker hoe de procedure er uit ziet. Zo heeft de verzoeker ook beter inzichtelijk welke stappen er vanuit de organisatie gezet moeten worden, tot het moment van het verstrekken van de stukken.

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

In de samenwerkwijzer worden voor mij voldoende handvatten aangeboden. Er is niets dat ik mis noch zijn er passages die vragen oproepen.
Ik vind het document verhelderend en helpend.

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

De adviezen kan ik zeker gaan toepassen.
Nu ik de samenwerkwijzer heb doorgenomen, besef ik mij dat wij aan onze zijde te weinig het contact leggen met de verzoeker. Ook zijn wij terughoudend in het doorvragen naar welke informatie gezocht wordt.
Het zou de afhandeling van een verzoek om informatie vergemakkelijken.

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

Er is niets wat ik wil toevoegen of meegeven.

Vanuit welke rol vult u deze vragenlijst in?

Ik heb ervaring als Woo-verzoeker

Vraag 1 van 5: Wat is uw indruk van de brochure? Geeft deze voldoende duidelijkheid over de rol van de behandelaar en de verzoeker tijdens het Woo-proces? Is de plaat met het Woo-proces op hoofdlijnen voldoende duidelijk?

Die is duidelijk. Mogelijkheid van opschorting staat nu in een los kader, ik zou dat in het proces stoppen, aangezien dat vaak voorkomt en in elk proces mogelijk is.

Vraag 2 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Verwacht u deze brochure te kunnen gebruiken in communicatie met toekomstige verzoekers? Waarom wel of niet?

Die beantwoord ik dan even vanuit de kant van de verzoeker.
Dat zal vermoed ik vooral afhangen van de bereidwilligheid van de kant van de overheid. Ministeries hebben bijv onderlinge afstemming over manier van werken.

Vraag 3 van 5: Wat is uw indruk van de Samenwerkwijzer? Zijn de handvatten voldoende helder? Zijn er passages die vragen oproepen? Of onderdelen die u mist?

Ik vind het een heel goede lijst aan opmerkingen, inzichten en adviezen. Het is vooral belangrijk hoe dit wordt uitgevoerd.

Vraag 4 van 5 [specifiek voor Woo-behandelaars]: Kunt u (de adviezen uit) de Samenwerkwijzer toepassen in uw werkzaamheden als behandelaar? Waarom wel/niet? Bevat de Samenwerkwijzer adviezen die uw werkzaamheden mogelijk belemmeren?

Nvt.

Vraag 5 van 5: Wilt u nog iets anders meegeven over de Samenwerkwijzer voor Woo-behandelaars of de brochure?

Een woo-behandelaar kan ervoor kiezen de samenwerkwijzer te gebruiken voor het werk. Maar die behandelaar is ook afhankelijk van de medewerking van collega's binnen het departement, zoals afdelingen die de informatie moeten aanleveren en afdelingshoofden die moeten meewerken. Daar is ook een cultuur nodig van openbaarheid en cooperatie, anders wordt het de Woo-ambtenaar tegen de rest.