Van informatieberg naar professionele informatiehuishouding

Openbaarheid en informatiehuishouding worden nog te vaak als losse onderwerpen gezien. Volgens Martin Berendse, vicevoorzitter van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI), is dat een fundamenteel misverstand. Juist bij een Woo-verzoek wordt zichtbaar of de basis op orde is. Niet techniek, maar organisatie en dagelijkse werkprocessen bepalen uiteindelijk of informatie vindbaar en openbaar te maken is. ‘Alles wat je niet aan de voorkant organiseert, levert later problemen op.’

In discussies over informatiekwaliteit gaat het vaak over betrouwbaarheid en volledigheid van informatie. Volgens Martin Berendse is dat te beperkt. Kwaliteit draait ook om vindbaarheid, actualiteit, ordening, metadata, herleidbaarheid en duurzame toegankelijkheid. Eén element
ontbreekt volgens hem nog te vaak in het gesprek: doorzoekbaarheid. ‘Dat wordt alleen maar belangrijker, zeker met AI. Informatie moet niet alleen leesbaar zijn voor mensen, maar ook “machineleesbaar”. ’Dat begrip gebruikte hij jaren geleden al tijdens zijn periode als Algemene
rijksarchivaris bij het Nationaal Archief. Destijds klonk het volgens hem nog bijna ouderwets, maar inmiddels ziet hij juist hoe nauwkeurig het begrip eigenlijk is. Informatie moet zo zijn ingericht dat systemen, zoeksoftware en AI-toepassingen ermee kunnen werken. Dat vraagt om meer dan alleen inhoudelijke kwaliteit. Daarvoor moeten ook structuur, metadata en context op
orde zijn.

De kanarie in de kolenmijn

Volgens Berendse laat een Woo-verzoek vaak direct zien hoe volwassen een informatiehuishouding werkelijk is ingericht. Hoe langer het duurt om informatie boven tafel te krijgen, hoe duidelijker zichtbaar wordt waar processen tekortschieten. ‘Een Woo-verzoek is bijna een kanarie in de kolenmijn. Als het lang duurt, komt dat in negen van de tien gevallen doordat de informatiehuishouding niet voldoet aan de minimale standaarden.’ Dat probleem ontstaat volgens hem meestal niet door onwil, maar doordat organisaties nog te afhankelijk zijn van individuele medewerkers. Hij licht toe: ‘Veel kennis zit impliciet opgeslagen in het geheugen van de behandelend ambtenaar. Zolang die betrokken blijft bij een dossier gaat het goed. Problemen ontstaan pas wanneer die overdracht niet is georganiseerd.’ Die kwetsbaarheid ziet Berendse al jarenlang terug in de praktijk. Tijdens onderzoek naar historische dossiers rond de Bijlmerramp
bleek bijvoorbeeld dat decennia later nog steeds oud-medewerkers nodig waren om te begrijpen hoe dossiers waren opgebouwd en waar informatie zich bevond.

Schoenendoos

Informatiehuishouding wordt nog te vaak behandeld als iets wat later wel geregeld kan worden.
Berendse vergelijkt het met een financiële administratie: ‘Niemand zegt: ik gooi de bonnetjes voorlopig in een schoenendoos en kijk volgend jaar wel even hoe ik het boekhoudkundig oplos.’ Toch gebeurt dat volgens hem bij informatie nog regelmatig. Dossiers worden niet tijdig geordend, metadata ontbreken en organisaties durven informatie niet te vernietigen, omdat onduidelijk is wat wel of niet bewaard moet blijven. Het gevolg is een groeiende hoeveelheid onbeheerde informatie, met directe gevolgen voor tijd, geld, reputatie en vertrouwen. ‘Alles wordt duurder en ingewikkelder als je informatiehuishouding niet op orde is.’ Een belangrijk knelpunt zit volgens hem ook in de manier waarop selectielijsten zijn ingericht. Die zijn vaak moeilijk toepasbaar in dagelijkse werkprocessen. Daardoor blijft informatie te lang bestaan of verdwijnt die juist onvoldoende gecontroleerd.

Geen ict-vraagstuk

Berendse noemt het een hardnekkig misverstand dat automatisering het probleem vanzelf oplost. Technologie kan helpen, maar vervangt geen professionele informatiehuishouding. ‘Dat is alsof je zegt: we hebben een boekhoudprogramma, dus we hebben geen afdeling financiën meer nodig.’ Ook AI verandert dat niet. Kunstmatige intelligentie kan helpen bij classificeren, zoeken, anonimiseren en analyseren, maar alleen wanneer de onderliggende informatiehuishouding
voldoende kwaliteit heeft. ‘AI is net zo slim als de organisatie, of net zo dom. Rubbish in, rubbish out. Juist daarom vraagt het gebruik van AI om professionele begeleiding en controle. Informatieprofessionals blijven essentieel om datasets te beoordelen, processen in te richten en toezicht te houden op wat systemen doen.’

Openbaarheid moet saai zijn

Berendse pleit nadrukkelijk voor actieve openbaarmaking. In zijn ogen is ieder Woo-verzoek eigenlijk een signaal dat informatie nog niet proactief beschikbaar was. Dat betekent niet dat organisaties grote hoeveelheden documenten online moeten zetten. Openbaarmaking moet betekenisvol zijn: voorzien van context, begrijpelijk en goed doorzoekbaar. Juist dat voorkomt wantrouwen. ‘Openbaarheid is eigenlijk heel saai. In 99 procent van de gevallen zijn mensen gewoon hun werk aan het doen. Wanneer informatie niet beschikbaar komt, ontstaat ruimte voor
speculatie en politieke spanning.’ Hij verwijst naar het openbaar maken van dossiers rond het mislukte Landbouwakkoord (2023). Omdat vrijwel het hele dossier direct online werd geplaatst, bleef het aantal Woo-verzoeken beperkt. ‘Dan zien mensen: er is hier niets te verbergen.’

Een belangrijk onderdeel van verbetering zit in het depolitiseren van openbaarheid. Woo-processen moeten niet afhankelijk zijn van politieke afwegingen of lange parafenlijnen. ‘Maak het professioneel. Geef Woo-functionarissen mandaat en vertrouwen om de wet toe te passen.’
Berendse verwijst daarbij naar voorbeelden binnen provincies waar openbaarmaking organisatorisch nadrukkelijker is losgekoppeld van individuele bestuurders. Dat verkort processen en maakt duidelijker waar verantwoordelijkheid ligt. Zijn boodschap aan het kabinet is helder: depolitiseer openbaarheid en behandel het als professioneel werk.

Onderdeel van het werk

Structurele verbetering begint voor Berendse bij gedrag en dagelijkse routines. ‘Informatiehuishouding moet geen losse verplichting of administratieve last zijn, maar onderdeel van het primaire proces.’ Daarbij verwijst hij naar de ambtseed, waarin zorgvuldig omgaan met informatie expliciet is opgenomen als kernonderdeel van het ambtelijk handelen. ‘Belangrijker kun je het niet maken.’ Zijn advies aan informatieprofessionals: richt vaste, cyclische werkprocessen in waarin dossiers periodiek worden afgesloten, beoordeeld en overgedragen. Niet incidenteel, maar als normaal onderdeel van het werk. Berendse: ‘Zorg dat je die navelstreng tussen maker en dossier netjes organiseert.’ Daarin ligt volgens hem uiteindelijk de crux. Niet in nieuwe systemen alleen, maar in herhaalbare werkafspraken die informatiebeheer vanzelfsprekend maken. Want zolang informatie niet goed is vastgelegd, is het werk volgens hem simpelweg niet af.

Interview door Asha Narain.