Op dinsdag 23 juni 2026 was de vijfde editie van de Od Kennissessie, georganiseerd door Publiek Denken. Onze vicevoorzitter, Martin Berendse, vergeleek in zijn keynote het werk aan de informatiehuishouding van de overheid met het lopen van een marathon. 'Het is geen sprint, het is nooit 'af' en we doen het samen met elkaar.'
Toegang tot informatie is zo’n beetje de rode draad in de adviezen vanuit het ACOI. En eigenlijk ook wel een beetje een rode draad in mijn eigen loopbaan de afgelopen twintig jaar. Of ik dat nu deed als Rijksarchivaris, als directeur van het Nationaal Archief, als bibliothecaris, of nu als lid van het ACOI. Toegang tot informatie heeft weinig betekenis als de onderliggende gegevens van slechte kwaliteit zijn. Tegelijkertijd is ook het mooiste archief waardeloos als het voor niemand bereikbaar is. Toegankelijkheid is dus ook een kwaliteit. En toch zijn we hier als overheid niet goed in. De informatie-explosie die onze digitale manier van werken heeft veroorzaakt, hebben we nog niet weten te beheersen, laat staan beperken. Ergens wegzetten en bewaren is nog altijd de makkelijkste optie, dan kijken we er later wel naar.
Informatiehuishouding als marathon
Het werken aan de informatiehuishouding van de Nederlandse overheid is net een marathon. Iets dat een langdurige inspanning vraagt. Een topprestatie waar je alles voor moet geven. Elke dag opnieuw. Maar zo hebben we het werk niet georganiseerd. Eigenlijk kijken we er een beetje naar als naar een sprint. Een korte explosieve krachtinspanning, telkens als er iets misgaat. Een bonnetje dat kwijtraakte, een memo dat niet boven water kwam, laatst zelfs een hele datakluis die kon verdwijnen, een schandaal dat te lang “in de leemlagen van onze ambtenarij” bleef hangen. Sprint op sprint op sprint. Ook nu weer: aan het eind van dit jaar stopt het programma Open Overheid, maar dat betekent niet dat de klus geklaard is.
Welke lessen kunnen we leren van grote marathonlopers?
Als we het leren beheersen en beperken van onze informatiehuishouding als een marathon zouden bekijken, wat vraagt dat dan van ons? Wat kunnen we leren van topatleten? Hieronder volgen drie fases met tips.
1. Trainen, trainen, trainen (voorbereiding)
Training is de sleutel tot succes. Wil je een marathon uitlopen, dan moet je trainen, jarenlang consistent, gedisciplineerd en planmatig trainen. Juist als het moeilijk wordt, moet je kunnen vertrouwen op je voorbereiding en trainingsvolume. Er is geen alternatief. Hetzelfde geldt voor de informatiehuishouding: er is geen shortcut, we kunnen dit werk niet te slim af zijn. Dat hebben we wel geprobeerd. Bijvoorbeeld door te zeggen dat het een ICT-probleem is. Dat is een hardnekkig misverstand. Automatisering lost het probleem niet vanzelf op, en AI gaat dat ook niet voor ons doen. Ja, dit soort middelen kunnen helpen. Bij classificeren, zoeken, anonimiseren en analyseren. Maar zonder menskracht, begeleiding en controle van professionals wordt het niets.
- De Nieuwe Archiefwet stelt ons in staat om beter om te gaan met een steeds sneller groeiende stroom informatie en documenten, en om beter in te spelen op de mogelijkheden en uitdagingen van het digitale tijdperk. Een verbetering dus.
- Maar we hebben ook te maken met een halvering van de overbrengingstermijn, van twintig naar tien jaar. Dat betekent, zeker gezien de toename van overheidsinformatie, dat we eerder en beter dan nu moeten gaan opslaan, beheren, selecteren en vernietigen. Onze voorbereidingstijd wordt gehalveerd.
- Daarom is het belangrijk om efficient en effectief te werken te gaan: informatie vanaf het moment van ontstaan vindbaar, raadpleegbaar en duurzaam toegankelijk maken.
- Als het om kwaliteit van informatie gaat, is een belangrijk trainingsschema de selectielijst. De selectielijst is het middel om te zorgen dat je zicht krijgt op die informatie die belangrijk is, en de informatie die weg kan.
2. Een marathon win je in de tweede helft (doorzettingsvermogen)
De volwassenheid van de informatiehuishouding bij de Rijksoverheid stijgt, maar we zijn er nog lang niet. Het is mooi dat de meeste organisaties groei laten zien; vooral op governance, sturing, professionalisering en bewustwording. Het begin is er, de eerste kilometers hebben we afgelegd. Maar nu moeten we dit werk verzilveren in de tweede helft. De digitale informatiehuishouding moet daadwerkelijk duurzaam toegankelijk zijn.
- Het is belangrijk om zicht te hebben op de kwaliteit van je informatie. Organisaties móeten daarom een eigen kwaliteitssysteem hebben. Elke organisatie bepaalt beleid en doelstellingen voor de kwaliteit van het informatiebeheer, en monitort dat zelf.
- Blijf ook scherp op wat kwaliteit dan is. In discussies over informatiekwaliteit gaat het vaak over betrouwbaarheid en volledigheid van informatie. Belangrijk inderdaad, maar kwaliteit gaat om meer. Wil je voorbereid zijn op de meest extreme en onvoorziene omstandigheden dan moet je informatie niet alleen betrouwbaar zijn, maar ook vindbaarheid, actueel, logisch geordend, voorzien van de juiste metadata, herleidbaar en duurzaam toegankelijk. Niet alleen voor het nu, juist ook voor het later. En één element ontbreekt volgens mij nog te vaak in het gesprek: doorzoekbaarheid. Dat wordt alleen maar belangrijker, zeker met AI.
- Informatie moet niet alleen leesbaar zijn voor mensen, maar ook “machineleesbaar”. Dat vraagt om meer dan alleen inhoudelijke kwaliteit. Daarvoor moeten ook structuur, metadata en context op orde zijn.
- AI is geen middel voor alle kwalen en maakt ook zeker niemand overbodig. Integendeel: een kwalitatief goede informatiehuishouding vergt juist in de toekomst kwalitatief goede mensen. Met de juiste competenties, kennis, mandaat, rol, en met inzicht in de gebruikscontext van informatie en in de ontwikkelingen die op ons afkomen.
3. De grootste vijand ben je zelf (mentale prestatie)
Om onze informatiehuishouding weer op orde te krijgen, moeten we een zware prestatie leveren. En daarbij zitten we als overheid, en dan spreek ik nu vooral de ambtelijke en bestuurlijke top toe, onszelf vaak danig in de weg. Luisteren we te veel naar anderen in plaats van naar de professionals. Stellen we onze eigen korte termijn behoeften op de eerste plaats, in plaats van het algemene belang en de lange lijnen voorop te zetten. Proberen we onze angst weg te managen met risicomijdend gedrag en politieke zoethouders, die ons weerhouden van progressie.
Op al die momenten hebben we iemand nodig die ons bij de les houdt, die zorgt dat we gefocust blijven, en geconcentreerd en op het tempo dat we onszelf hadden voorgenomen. Hardlopers hebben hiervoor een coach, ons stelsel heeft sterke organisaties nodig. Denk aan de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, en decentrale overheden kennen de archivaris als interne toezichthouders. En er is een Adviescollege op het gebied van openbaarheid en informatiehuishouding, met nadruk op advies, want er zijn geen dwingende bevoegdheden. Ik denk dat dit moet worden versterkt en meer in samenhang moet worden gebracht.
Daar wordt gelukkig aan gewerkt. De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed is, ook als reactie op het kinderopvangtoeslagenschandaal, versterkt met extra menskracht en middelen. En met de nieuwe Archiefwet komen er ook nieuwe taken bij, om de positie van deze toezichthouder voor de rijksoverheid te verstevigen. Zo verplicht de nieuwe Archiefwet organisaties om bijvoorbeeld melding te doen bij de Inspectie van beschadiging of vermissing van documenten.
Met de nieuwe Archiefwet worden ook de bevoegdheden van de Rijksarchivaris aanzienlijk uitgebreid. Als dat bijdraagt aan heldere coördinatie en effectieve sturing zijn we daar als Adviescollege helemaal vóór. Zo krijgt de rijksarchivaris de bevoegdheid om standaardregels vast te stellen. Zo wordt het makkelijker om overal binnen de overheid op dezelfde manier met informatie om te gaan.
Toezicht is daar maar één element in. Er is meer nodig.
- Wet- en regelgeving natuurlijk. En bindende normen voor duurzame toegankelijkheid, die landelijk moeten werken.
- Goede organisatie van de kennisdeling die nodig is. Daarbij gaat het om het organiseren van kennis als proces, dus al doende leren, samen met professionals en niet alleen door kennis aan te bieden als (eind)product. Deze rol moet overheidsbreed worden ingevuld. Dus niet alleen voor de ‘eigen’ organisatie.
- Goede samenwerking met zoveel mogelijk partijen, zodat je van elkaar kunt leren. Denk bijvoorbeeld aan de Woo-Wijzer, begin deze maand gelanceerd door het ACOI.
Afsluiting
We moeten realistisch zijn over de krachtsinspanning die het werken aan de informatiehuishouding kost en over de prijzen die het ons oplevert. Maar we hoeven het werk gelukkig niet alleen te doen. We kunnen misschien niet allemaal een coach betalen, maar collega’s zijn er wel. Kom samen, help elkaar, want met collegialiteit gaan we samen een prestatie van formaat leveren!
Deze blog is een ingekorte versie van de keynote die Martin Berendse uitsprak tijdens de OD Kennissessie.