Meest gestelde vragen

ACOI steunt de inzet van de minister om de online beschikbaarstelling van het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR) goed te willen regelen. Het is immers een belangrijk archief over de Tweede Wereldoorlog en ACOI vindt dat online onderzoek in de gedigitaliseerde dossiers mogelijk moet worden. Het ACOI vindt tegelijkertijd dat de privacy van nog levende personen, juist bij zo’n gevoelig archief als het CABR, bescherming verdient. Het gaat dan niet alleen om mensen die nog leven en die werden verdacht van collaboratie met de bezetter. Het gaat evenzeer om slachtoffers, omstanders, familieleden, getuigen en opsporingsambtenaren; allemaal mensen die kunnen voorkomen in de dossiers.

Maar de belangrijkste zorg van ACOI is dat het wetsvoorstel ertoe leidt dat nog lang onduidelijk blijft hoe de online toegang tot het CABR er straks concreet uit gaat zien. Eigenlijk schuift het wetsvoorstel de beslissing vooruit, omdat de algemene rijksarchivaris een nieuwe belangenafweging zal moeten maken volgens een nieuwe procedure. ACOI denkt dat de kans klein is dat we aan het einde van de rit alsnog uitkomen bij onbelemmerde toegang tot het CABR voor elke internetgebruiker. En in de tussentijd zal het CABR, zo vreest het ACOI, voor niemand online toegankelijk worden.

ACOI heeft daarom een praktische bril opgezet: wat kunnen we wél doen, waar kunnen we gewoon al mee beginnen? Daarom adviseert het ACOI de minister om te investeren in de inrichting van een digitale studiezaal. Het idee is om de huidige praktijk voor raadpleging op locatie, bij het Nationaal Archief, te vertalen naar een digitale omgeving. Dat betekent dat mensen straks op verzoek en onder voorwaarden online onderzoek kunnen doen in het CABR. Zo kunnen in elk geval onderzoekers en nabestaanden profiteren van het feit dat de dossiers gedigitaliseerd zijn en de inhoud thuis of op hun werkplek (full-text) doorzoeken op bijvoorbeeld trefwoorden, namen en plaatsnamen. En doordat daarvoor toestemming nodig is en er maatregelen zijn tegen verdere verspreiding van persoonsgegevens, kunnen we tegelijk voorkomen dat privacygevoelige verhalen zomaar vrijelijk in het publieke domein gaan circuleren.

Ja, dat volgt uit de systematiek van de Archiefwet. Maar “beperkt openbaar” betekent niet dat het CABR helemaal “op slot” zit en niemand er bij kan. De crux is dat veel mensen er juist wel bij kunnen. Alleen moeten ze een verzoek indienen, toestemming krijgen en zich aan bepaalde voorwaarden houden. Sinds 2000 hebben zo elk jaar al duizenden onderzoekers en nabestaanden toestemming gekregen voor onderzoek in het CABR op de studiezaal bij het Nationaal Archief, zonder dat privacygevoelige informatie zomaar ging circuleren in het publieke domein. Nu de dossiers gedigitaliseerd worden, is het zaak om die werkwijze te vertalen naar onderzoeksmogelijkheden op een beveiligde digitale studiezaal.

Een beveiligde digitale studiezaal biedt veel betere mogelijkheden voor onderzoekers en nabestaanden dan de omgeving waarin zij hun onderzoek nu moeten doen. Ten eerste hoeven zij dan niet meer naar het Nationaal Archief te komen, maar kunnen ze dossiers thuis of op de eigen werkplek raadplegen. Ten tweede kunnen ze (full-text) door de inhoud van dossiers zoeken met bijvoorbeeld trefwoorden, namen, plaatsnamen. Dat levert veel meer zoekresultaten op dan nu het geval is. Want nu is de enige ingang het namenregister van (overleden) verdachten, alleen voor die personen kun je de (verdachten)dossiers opvragen. Zodra je full-text door de inhoud van de gedigitaliseerde dossiers kunt zoeken, kun je ook gericht op zoek naar informatie over slachtoffers en getuigen, of over specifieke gebeurtenissen. En het geeft nog meer inzicht in de manier waarop de (bijzondere) rechtsspraak over collaboratie met de bezetter destijds georganiseerd was.

Nee, ACOI gaat er in zijn advies juist vanuit dat de minister ervoor zorgt dat niet iedere internetgebruiker zomaar bij het CABR kan. Het gaat om een duidelijke groep mensen, namelijk om onderzoekers, nabestaanden en makers van boeken, films, tentoonstellingen en lesmateriaal over de oorlog. Zij krijgen dan van het Nationaal Archief toestemming voor hun onderzoek en moeten verklaren dat ze persoonsgegevens niet verder verspreiden. Dat is nodig om de privacy te beschermen van mensen die in de dossiers voorkomen en die mogelijk nog leven. Ook andere, technische maatregelen zijn denkbaar, bijvoorbeeld maatregelen om het downloaden, kopiëren en verder verspreiden van privacygevoelige informatie tegen te gaan.

Nee, toegang tot het CABR is niet alleen belangrijk voor wetenschappers, maar ook voor makers van boeken, films, series, tentoonstellingen en lesmateriaal over de oorlog. Bovendien is het ook nodig toegang te geven aan mensen die willen nagaan wat henzelf of hun familieleden destijds precies is overkomen.

Maximale openbaarheid betekent dat het CABR voor iedereen, zonder enige belemmering, online is te raadplegen. Volgens ACOI gaat dit niet goed samen met een zorgvuldige openbaarmaking. Uit meerdere onderzoeken blijkt namelijk dat in het archief bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens voorkomen van nog levende personen. ACOI heeft daarom gekeken wat dan wel mogelijk is. Volgens ons is een digitale studiezaal realiseerbaar met een kleine aanpassing van de Archiefwet. Namelijk opheffing van het verbod op het verlenen van inzage in archieven met bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens in combinatie met de mogelijkheid om de openbaarheid van een archief alsnog te beperken.

Natuurlijk is ook een goed beveiligde digitale studiezaal er niet van de ene op de andere dag. Maar de eerste stappen zijn al gezet, want het NA wil op de studiezaal laptops neerzetten om het CABR (full-text) te doorzoeken. En een enkele regionale archiefdienst heeft aan zijn digitale depot al applicaties toegevoegd om mensen online toegang te geven tot openbare dossiers.

Het gaat ACOI erom dat de minister zo snel mogelijk een reëel toekomstperspectief biedt aan de samenleving. Dat perspectief hoeft hij niet totaal afhankelijk te maken van een nieuwe en ingewikkelde wettelijke procedure. De minister kan zeggen: ik zal in elk geval regelen dat onderzoekers en nabestaanden online toegang krijgen tot het CABR. De Archiefwet hoeft dan maar op een paar punten (zie vraag 6) aangepast te worden en ondertussen kan de minister al beginnen met de inrichting van een digitale studiezaal.

Het wetsvoorstel is volgens ACOI dusdanig complex dat inderdaad vertraging dreigt. Bovendien is de uitkomst onzeker. Want eerst moet het wetsvoorstel in deze vorm worden aangenomen, dan pas kan de algemene rijksarchivaris een voorgenomen besluit voorleggen voor zienswijzen, en daarna kunnen mensen bezwaar maken tegen het definitieve besluit en nog in beroep bij rechter. Al met al kan het dus jaren duren voordat er uitsluitsel is of het CABR echt online beschikbaar kan komen voor iedere internetgebruiker. Omdat hier grondrechten in het geding zijn (privacy) is er een reële kans dat de voornemens onderweg toch ergens sneuvelen.

Als de minister het wetsvoorstel toch in de huidige vorm wil voortzetten, zal hij volgens ACOI ook snel moeten beginnen met de inrichting van een digitale studiezaal. Die heb je in de toekomst namelijk hoe dan ook nodig, voor alle digitale archieven die nu en in de toekomst op een zorgvuldige manier toegankelijk moeten zijn.

Ja en nee. ACOI ziet dat de minister heeft geprobeerd ervoor te zorgen dat iedereen toegang tot het CABR kan krijgen. Maar juist vanwege de gevoelige aard van het CABR is zorgvuldigheid essentieel en is volledige openheid (nog) niet mogelijk. Binnen dat gegeven heeft ACOI geprobeerd praktische handvatten te geven aan de minister, zodat hij er toch voor kan zorgen dat de toegankelijkheid van het CABR wordt vergroot en vergemakkelijkt. Maar zonder dat daarbij de privacybelangen van nog levende personen in het gedrang komen.

Het wetsvoorstel is niet alleen bedoeld voor het CABR, maar ook voor andere archieven die bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens bevatten (van mensen die nog leven). Het advies is weliswaar toegespitst op het CABR, omdat op dit moment de meeste aandacht naar dit archief uitgaat, maar het advies is juist ook op andere vergelijkbare archieven van toepassing.

Een investering in een beveiligde digitale studiezaal is bruikbaar voor alle archieven en alle archiefdiensten. ACOI ziet het als een duurzame ‘no regret’ investering voor het Nederlandse archiefwezen. Het archiefwezen heeft hiervoor al de eerste stappen gezet met een e-depot voor digitale archieven; het is tijd om nu ook de volgende stap te zetten naar online toegang tot de archieven, zowel tot openbare dossiers als tot beperkt openbare dossiers.

Op hoofdlijnen gaat het om stappen die ook gelden voor een fysieke studiezaal: openbare archiefstukken zijn eenvoudig en zonder voorwaarden in te zien en te gebruiken. En net als op een fysieke studiezaal, geldt voor beperkt openbaar archief, zoals het CABR, dat onderzoekers en nabestaanden zich moeten identificeren, bijvoorbeeld via DigiD. De archiefdienst moet vervolgens besluiten of zij toegang krijgen (of niet) aan de hand van een gemotiveerd verzoek van de onderzoekers of nabestaanden.

Een groot voordeel van digitaal archief is dat veel meer mensen tegelijkertijd het digitale archief kunnen raadplegen. Het allerbelangrijkste voordeel is dat digitaal archief ook full-text te doorzoeken is. Als waarborg voor de privacy kan een extra tussenstap nodig zijn, waarbij na het invullen van de zoektermen alleen de gevonden dossiernummers worden getoond. Pas na autorisatie door de archiefdienst kunnen de (al toegelaten) onderzoekers de opgevraagde dossiers dan inzien.

Geen enkel systeem biedt 100% garantie tegen misbruik. Een digitale studiezaal is wel zo in te richten dat misbruik zoveel mogelijk voorkomen wordt. Het gaat altijd om een combinatie van organisatorische en technische maatregelen.

Organisatorische maatregelen zijn bijvoorbeeld:

• Mensen moeten uitleggen wat het doel is van hun onderzoek.
• De archivaris moet toestemming geven voor het onderzoek.
• Er moeten afspraken zijn over het gebruik van de informatie, zoals over het niet verder verspreiden of publiceren van persoonsgegevens.
• Aan misbruik moet de archiefdienst consequenties verbinden, bijvoorbeeld dat de onderzoeker niet langer welkom is op de studiezaal.

In het advies staan ook voorbeelden van technische maatregelen:

• Beveiliging tegen ongewenste gebruikers (mens en software) is goed mogelijk met een inlogprocedure. Dat kan via DigiD, maar een meer toegankelijk systeem is identificatie via de bank, IDIN.
• Het kopiëren van informatie kan de archiefdienst lastig maken door bijvoorbeeld het selecteren en kopiëren van tekst uit te zetten, het maken van een screenshot te bemoeilijken of steeds slechts een deel van de informatie te laten zien.

Voor de exacte uitwerking van technische beveiliging is ICT-expertise nodig.

Het wetsvoorstel introduceert een totaal nieuw wegingskader in de Archiefwet voor de archivaris om te kunnen besluiten of archief dat beperkt openbaar is, toch online voor iedereen beschikbaar kan komen. Nadat dit wegingskader is doorlopen, dient de archivaris de oorspronkelijke archiefvormer om advies te vragen en betrokkenen de gelegenheid te geven om zienswijzen in te dienen. Hierna staat bezwaar open tegen het definitieve besluit en is ook nog beroep en hoger beroep bij de rechter mogelijk. Gezien de maatschappelijke onrust rond het CABR is de kans groot dat er lange juridische procedures zullen volgen. Het CABR zal dan al die jaren niet, en voor niemand, online toegankelijk zijn.

Volgens het ACOI is ook zonder deze nieuwe procedure, binnen uitgangspunten van de huidige (en toekomstige) Archiefwet, op verzoek en onder voorwaarden online toegang tot het CABR te realiseren, in elk geval voor onderzoekers en nabestaanden. Misschien is het raadzaam om voor onderzoek door nabestaanden toch een extra wettelijke grondslag te realiseren; het oordeel daarover laten we over aan de wetgevingstoets door de AP en de minister.

ACOI kan zich heel goed vinden in het opheffen van het verbod op het verlenen van inzage in archieven met bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens. Op die manier is een uitzondering voor archivering in het algemeen belang die de AVG toestaat, expliciet en volledig vastgelegd in de Archiefwet. Het betekent nog niet dat iedereen automatisch recht heeft op toegang tot het CABR, maar wel dat de archiefdienst mensen toegang mag en kan geven.

Ook de mogelijkheid om de openbaarheid van een archief na overbrenging alsnog te beperken steunt het ACOI. Ook het verlengen van een openbaarheidsbeperking moet mogelijk blijven. Niet alleen het verstrijken van een termijn is leidend bij de vaststelling of een archief openbaar is of niet. Het te beschermen belang moet richtinggevend zijn; en dat kan betekenen dat een eerder vastgestelde beperkingsduur vanwege de privacy moet worden verlengd, zoals nu gebeurd is voor het CABR (de verlenging geldt tot 2026).

Vanwege het maatschappelijk belang vindt ACOI uitstel tot het moment waarop het gehele CABR is gedigitaliseerd geen goed idee. Archiefdiensten digitaliseren steeds meer materiaal en er komt steeds meer ‘born digital’ materiaal beschikbaar. Nu in de nieuwe Archiefwet de termijn waarbinnen overheidsorganisaties blijvend te bewaren informatie moeten overbrengen, wordt teruggebracht van 20 naar 10 jaar, is het extra belangrijk om te investeren in een digitale studiezaal voor toegang tot beperkt openbaar archief. En basale wettelijke grondslagen voor de raadpleging van archieven met bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens – waar het wetsvoorstel over gaat – moeten dus ook zo snel als mogelijk geregeld zijn.

Overwegingen bij een verordening zijn vergelijkbaar met een toelichting op een wet. Met overweging 158 heeft de Europese wetgever duidelijk willen maken dat “persoonsgegevens voor archiveringsdoeleinden verder mogen worden verwerkt, bijvoorbeeld met het oog op het verstrekken van specifieke informatie over het politieke gedrag onder voormalige totalitaire regimes, over genocide, misdaden tegen de menselijkheid, met name de Holocaust, of over oorlogsmisdaden.”

Het is aan de Autoriteit Persoonsgegevens om de reikwijdte van deze overweging in het kader van de AVG te beoordelen, maar het komt ACOI voor dat deze overweging weliswaar aandacht vraagt voor specifieke archieven, zoals oorlogsarchieven, maar het verstrekken van informatie hieruit wel binnen de kaders van de AVG moet plaatsvinden.

Toegang tot papieren dossiers is voor onderzoekers en nabestaanden in andere Europese landen meestal ook wel geregeld. Of er online toegang is tot gedigitaliseerde dossiers, heeft ACOI niet uitgezocht, mede vanwege de beperkte tijd die we voor dit advies kregen. In het advies hebben we ons geconcentreerd op de mogelijkheden die de huidige (en nieuwe) Archiefwet in samenhang met AVG en Uitvoeringswet AVG bieden.

Zoals gebruikelijk bij complexe (wetgevings-) adviestrajecten heeft het Adviescollege met de meest betrokken partijen gesproken. In dit geval is gesproken met OCW, het Nationaal Archief en de Autoriteit Persoonsgegevens en het conceptadvies is voor een feitencheck aan medewerkers van deze organisaties voorgelegd. Er is geen sprake van onderlinge afstemming van de inhoud van de adviezen.

Inhoudelijk wijst het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens dezelfde kant op als het ACOI, namelijk: toegang op verzoek en onder voorwaarden via een digitale studiezaal. Wel vraagt de AP om specifieke wetgeving om deze online toegang goed te regelen. Wij denken dat de open normen van de AVG en de Archiefwet hiervoor ruimte bieden, maar een wettelijke grondslag kan zeker geen kwaad.

De rijksarchivaris is positief over het wetsvoorstel en ziet daarin waarschijnlijk een kans om alsnog tot ruimte openbaarmaking voor iedere internetgebruiker te komen. Zowel de IOE als de rijksarchivaris vragen aandacht voor de uitvoeringslast om alle archieven te checken op de aanwezigheid van bijvoorbeeld bijzondere persoonsgegevens voordat ze online worden geplaatst. Het advies van ACOI gaat hier niet specifiek op in.

In onze optiek probeert de voorgestelde wijziging van de Archiefwet vooral te voorkomen dat archieven online worden geplaatst waarvan het evident is dat zij nog informatie bevatten die onder een uitzondering zouden moeten vallen. In het geval van het CABR is er bijvoorbeeld niet voor niets een Privacy Impact Assessment uitgevoerd.

Het Adviescollege ICT-toetsing adviseert over de doelmatigheid en doeltreffendheid van de inrichting en toepassing van een informatiesysteem ter uitvoering van beleid en regelgeving binnen de Rijksoverheid.

Ministeries zijn gehouden om alle voorgenomen projecten met een ICT-component van meer dan vijf miljoen euro bij het Adviescollege ICT-toetsing aan te melden. Het Adviescollege ICT-toetsing beoordeelt zelf welke adviesaanvragen in behandeling worden genomen. Hoeveel de (door-) ontwikkeling van een digitale studiezaal gaat kosten is onduidelijk.

Kern van het wetsvoorstel is om de toegang tot het CABR eenvoudiger te maken voor een grotere groep mensen. Ook het ACOI vindt het belangrijk dat mensen het CABR – en ook andere digitale archieven – op een eenvoudige en toegankelijke wijze kunnen raadplegen. Een digitale studiezaal in combinatie met de full-tekst doorzoekbaarheid draagt daartoe bij. ACOI heeft dan ook in lijn hiermee willen adviseren.

Het Nationaal Archief is druk bezig om in de studiezaal ook stand-alone computers aan te bieden, zodat het CABR ook digitaal doorzoekbaar is. De Autoriteit Persoonsgegevens brengt hierover een advies uit. Als de Autoriteit Persoonsgegevens hierover positief adviseert, is dit een mooie opmaat naar een digitale studiezaal op afstand. Het is dus misschien helemaal niet nodig om contra legem de doorzoekbaarheid toe te staan.

Het namenregister bestaat uit personen waarvan aan de hand van het Nationaal Register van Overledenen (NRO) is gecheckt of zij zijn overleden. De namenlijst vormt een toegang op de dossiers die tijdens de bijzondere rechtspleging zijn aangemaakt. Ook andere archieven waar de dossiers op naam zijn gevormd zijn op deze manier toegankelijk.

Het is misschien goed om te benadrukken dat de simpele aanwezigheid van een naam in het namenregister geen bewijs van schuld is. Heel veel mensen zijn wel onderzocht, maar niet vervolgd, en dus ook niet veroordeeld of vrijgesproken. Ook verklaringen van getuigen en omstanders die in de dossiers zijn opgenomen, zijn niet altijd accuraat. Op de website Oorlog voor de rechter is goed uitgelegd wat er op dit moment online staat en wat het betekent wanneer een naam in het namenregister voorkomt. Het is de bedoeling dat mensen uiteindelijk in de online omgeving op een interactieve manier meegenomen worden in de stukken en hier al lezend de nodige uitleg krijgen. Die gerichte voorlichting tijdens het lezen van dossiers vindt ACOI heel belangrijk, ook omdat het speculaties op basis van het namenregister en onderzoeksmateriaal in dossiers enigszins tegengaat. Maar deze vorm van voorlichting komt pas tot zijn recht als mensen de dossiers ook inderdaad online kunnen raadplegen. Voor ACOI was er dan ook geen aanleiding om te adviseren het namenregister offline te halen.