De overheid moet concepten vaker en sneller vernietigen. Alleen concepten die
daadwerkelijk een rol hebben gespeeld bij de besluitvorming, moeten net zo lang bewaard blijven als de eindversie.
Dat adviseert het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap in het rapport ‘Kan dit weg? Ja.’
Kaf van het koren scheiden
Door het intensieve gebruik van digitale middelen, slaat de overheid dagelijks enorme
hoeveelheden data en documenten op. Volgens het ACOI is een scherpe selectie cruciaal:
informatie die geen waarde meer heeft, moet tijdig worden vernietigd. Alleen zo blijft de
relevante informatie vindbaar en bruikbaar voor zowel ambtenaren als de samenleving.
Alleen sleutelversies even lang bewaren als eindversies
Het advies introduceert een helder onderscheid om de bewaartermijn van concepten te
kunnen bepalen.
Informatiestromen slim inrichten
Overheidsorganisaties moeten deze omgang met concepten toelichten in hun ‘selectiebesluiten’, waarin bewaartermijnen voor informatie staan. Het advies bevat ook praktische tips om aan de slag te gaan. Het belangrijkste is een slimme inrichting van de (digitale) informatiestromen. Dat moet sowieso gebeuren om bewaartermijnen toe te kunnen passen, ook op alle andere documenten en data.
Volgens ACOI-voorzitter Ineke van Gent is dit een serieuze klus: “Goed bewaren en gecontroleerd vernietigen gaat niet vanzelf. Je moet er aandacht voor hebben, je moet het durven en je moet het doen.“ De Rijksarchivaris, Afelonne Doek, heeft over concepten een gelijkluidend advies aan de minister uitgebracht.