ACOI spreekt met Masis Hakhverdian, Woo-coördinator van het ministerie van Economische Zaken (EZ) over inzage onder geheimhouding door journalisten. Wat komt er bij kijken? En wat levert het op?
Vertrouwelijke inzage
Vertrouwelijke inzage is anders dan een regulier Woo-verzoek vertelt Hakhverdian. Hij heeft inmiddels de eerste ervaringen opgedaan en ziet kansen. “Vertrouwelijke inzage is vooral zinvol bij twee soorten verzoeken: wanneer de hoeveelheid documenten groot is, of wanneer er veel uitzonderingsgronden spelen. In beide gevallen kan het proces maanden korter duren als je journalisten een inkijkje geeft in wat er is, en dan samen bepaalt wat je gaat meenemen in het besluit over openbaarmaking”.
Samen de klus behapbaar maken
Een van de eerste keren dat het ministerie de vertrouwelijke inzage toepast is bij een Woo-verzoek van Follow the Money over quantumtechnologie. “Dat verzoek was heel algemeen geformuleerd,” vertelt Hakhverdian. “Zonder afbakening was het bijna ondoenlijk geweest. We hebben toen gekozen voor inzage onder geheimhouding. We stelden een grote hoeveelheid informatie beschikbaar waar de journalist doorheen kon gaan. Zo konden we van tienduizenden documenten terug naar een beperkte selectie van documenten. Ineens werd het verzoek behandelbaar.”
Vertrouwelijke inzage kan tot tijdwinst, maar ook vertrouwen aan beide kanten leiden. Met als kanttekening dat de vertrouwelijke inzage geen wondermiddel is. Er gaat ook veel tijd in de voorbereiding zitten. Hakhverdian: “Bij het Woo-verzoek van Follow the Money duurde het even voordat IT alles in het systeem had gezet voor de journalist. Dat komt natuurlijk doordat we het nog niet vaak hebben gedaan. Maar naarmate we meer ervaring opdoen, wordt het proces vanzelf volwassener. Dan gaat het sneller en soepeler.” Wat volgens Masis hielp was dat het onderwerp niet heel actueel was. “Het ging de journalist meer om achtergrondinformatie. Daardoor lag er minder druk op.”
Een belangrijk onderdeel van het proces is de geheimhoudingsverklaring. “Daarover moet je vooraf duidelijk zijn,” zegt Hakhverdian. “Je wilt niet tijdens de inzage discussies krijgen over wat wel of niet mag.” Als meerdere mensen aan een artikel werken, vindt Hakhverdian, moeten ze allemaal de geheimhoudingsverklaring ondertekenen. “Dat voorkomt ongemakkelijke situaties achteraf.”
Soms vraagt een journalist bijvoorbeeld of hij wat hij heeft gelezen mag bespreken met een collega of hoofdredacteur. “Dat is soms lastig. Ik probeer dan te zoeken naar wat redelijk is. Maar als er nog geen besluit is genomen, dan moet je je beperken tot de regels. Dat hoort bij de vertrouwensrelatie.”
Randvoorwaarden voor vertrouwelijke inzage
Inzage onder geheimhouding werkt alleen als intern ook draagvlak bestaat, zegt Hakhverdian. “De verantwoordelijke directie moet het ermee eens zijn. Soms voelen mensen zich niet prettig bij inzage in ongelakte stukken, vooral als het persoonsgegevens betreft of informatie van derden. Dat moet je serieus nemen.”
Daarnaast is het belangrijk om verzoekers niet te belasten met informatie waarvan je weet dat die nooit openbaar gemaakt kan worden. “Van sommige documenten weet je gewoon: die vallen onder een uitzonderingsgrond. Dan heeft het geen zin om die vertrouwelijk aan een journalist te laten zien. Dat schept alleen maar verwachtingen.”
Het ministerie van Economische Zaken moet in het bijzonder vaak rekening houden met belangen van derden. Er zitten bedrijfsgevoelige gegevens in documenten die niet zomaar voor iedereen openbaar kunnen worden. Bij het verzoek over quantumtechnologie kon Hakhverdian de journalist toch inzage geven, omdat de informatie niet meer actueel was en de betrokkenen het goed vonden.
Vertrouwen als sleutel
Goede communicatie is cruciaal tijdens het Woo-proces en vooral als je vertrouwelijke inzage inzet als instrument. “Je moet geen valse verwachtingen wekken over wat uiteindelijk openbaar kan worden.
De eerste ervaringen smaken naar meer, al blijft Hakhverdian voorzichtig. “We zouden het vaker kunnen doen, maar we moeten dan wel heel duidelijk zijn over het feit dat de beoordeling nog moet plaatsvinden.'' Dat kan dus betekenen dat de verzoeker informatie te zien krijgt die vervolgens niet openbaar wordt.
De balans tussen transparantie en zorgvuldigheid is voortdurend onderwerp van gesprek binnen het ministerie. Vertrouwelijke inzage is daarbij een waardevol instrument, vindt Hakhverdian, mits goed doordacht en zorgvuldig toegepast. “Het helpt om grote of complexe verzoeken werkbaar te maken, en het draagt bij aan begrip over en weer. Uiteindelijk draait het om vertrouwen. Als dat er is, kun je veel bereiken – zowel voor de overheid als voor de verzoeker.”
