Beschikkingen

Inhoud

7.4. Beschikkingen#

De beschikkingen (Woo categorie 2k) worden al geruime tijd via officielebekendmakingen.nl gepubliceerd. Dit gebeurt via organen als de Staatscourant en het Waterschapsblad. Eind November 2023 stonden er daar 2.8 miljoen beschikkingen, als volgt verdeeld over de organen:

Blad	Aantal beschikkingen
Blad gemeenschappelijke regeling	733
Gemeenteblad	2571329
Provinciaal blad	66787
Staatscourant	53652
Waterschapsblad	110054

De eerste beschikkingen komen uit 1995. Alle bestuursorganen hebben keurig een verwijzing naar hun respectivelijke pagina met beschikkingen in de Woo-index staan. Die is er namelijk automatisch ingezet. Artikel 3.3.a beschrijft de verplichte metadata voor beschikkingen. Hier is op dit moment nog geen sprake van.

De technische kwaliteit van de stukken in de bladen uit bovengenoemde tabel is zeer goed. De beschikkingen zoals die in de bladen verschijnen worden gepubliceerd in meestal 4 formaten: prima toegankelijke HTML, en netjes opgemaakte PDF. Daarnaast wordt de bron gepubliceerd in 2 afzonderlijke XML bestanden, 1 voor de metadata, en 1 voor de tekst. Tot slot wordt het ook in ODT formaat vrijgegeven, een formaat dat ingelezen kan worden in Word. Dus de beschikkingen zijn goed machine leesbaar, en ook goed toegankelijk voor visueel beperkten (via de HTML versie).

Voor de rest van ons onderzoek naar de beschikkingen hebben we ons beperkt tot beschikkingen van de waterschappen. Omdat alle beschikkingen al zo’n lange tijd via hetzelfde kanaal openbaar gemaakt worden geloven we dat dit een representatief beeld schetst.

7.4.1. De inhoud van de beschikkingen#

Artikel 3.3.a van de Woo geeft heel goed de semantische kern van een beschikking weer. Het zou inderdaad voortreffelijk zijn als de beschikkingen op deze gestructureerde uniforme manier machine lees- en verwerk-baar beschikbaar komen. Op dit moment is dat dus nog niet het geval. Nu bestaat een beschikking uit 4 onderdelen:

de officiële beschikking zoals gepubliceerd in bijvoorbeeld het waterschapsblad
metadata van deze publicatie
externe bijlages hierbij
een geografische aanduiding

De officiële beschikking#

Heel vaak is de officiële beschikking erg kort (mediaan van 167 woorden (N=61.003)), en vaak wordt daar ook in aangekondigd dat de stukken een bepaalde periode ter inzage liggen of per email of telefonisch kunnen worden opgevraagd. Hieronder een voorbeeld uit deze bron , waarbij we het deel over bezwaar maken (wat steeds terugkomt) hebben weggelaten.

De burgemeester van Rotterdam heeft besloten een exploitatievergunning voor de exploitatie van een coffeeshop te verlenen voor:

Adres: Witte de Withstraat 92A 3012BT Rotterdam

Geldig vanaf:20-11-2023

Geldig tot en met:20-11-2024

Kenmerk: 0599ESUITE6196202023

Datum verzending besluit:20-11-2023

Voor meer informatie kunt u op werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur contact opnemen met team Horecavergunningen, tel. 010 - 267 25 00 of per mail horecavergunningen@rotterdam.nl.

De metadata#

De metadata wordt handig als een apart XML bestand vrijgegeven. Hieronder een voorbeeld uit deze bron. We zien dat er 4 namespaces gebruikt worden: de internationaal gestandaardiseerde Dublin Core attributen onder namespace DC en DCTERMS en twee zelf ontwikkelde onder OVERHEID en OVERHEIDop. Wat opvalt is dat er géén gebruik wordt gemaakt van de TOOI waardelijsten die bestaan voor bestuursorganen en categorieen. Dit maakt interoperabiliteit weer lastiger, omdat dan gekoppeld moet worden op strings als “Rotterdam” en “Openbare orde en veiligheid | Organisatie en beleid”.

<metadata_gegevens>
<metadata name="OVERHEID.organisationType" scheme="OVERHEID.Organisatietype" content="gemeente"/>
<metadata name="OVERHEIDop.publicationName" scheme="" content="Gemeenteblad"/>
<metadata name="OVERHEIDop.doctype" scheme="" content="Officiële Publicaties, versie 1.1"/>
<metadata name="OVERHEIDop.configuratie" scheme="" content="https://repository.officiele-overheidspublicaties.nl/MasterConfiguraties/MC-DRP-BeschikkingAanvraag-3Pas-ZM/2.53/xml/MC-DRP-BeschikkingAanvraag-3Pas-ZM.xml"/>
<metadata name="DC.creator" scheme="OVERHEID.Gemeente" content="Rotterdam"/>
<metadata name="DC.type" scheme="OVERHEID.Informatietype" content="officiële publicatie"/>
<metadata name="DCTERMS.publisher" scheme="OVERHEID.Gemeente" content="Rotterdam"/>
<metadata name="OVERHEID.authority" scheme="OVERHEID.Gemeente" content="Rotterdam"/>
<metadata name="OVERHEID.category" scheme="OVERHEID.TaxonomieBeleidsagendaDecentraal" content="Openbare orde en veiligheid | Organisatie en beleid"/>
<metadata name="DC.type" scheme="OVERHEIDop.Rubriek" content="exploitatievergunning"/>
<metadata name="OVERHEIDop.referentienummer" scheme="" content="0599ESUITE6196202023"/>
<metadata name="DCTERMS.abstract" scheme="" content="Coffeeshop Witte de With-Exploitatievergunning coffeeshop"/>
<metadata name="DCTERMS.language" scheme="DCTERMS.RFC4646" content="nl"/>
<metadata name="OVERHEIDop.gebiedsmarkering" scheme="OVERHEIDop.locatietype" content="Punt">
<metadata name="OVERHEIDop.geometrieLabel" scheme="" content="Gebiedsmarkering"/>
<metadata name="OVERHEIDop.geometrie" scheme="" content="POINT(92282 436684)"/>
</metadata>
<metadata name="DC.title" scheme="" content="De burgemeester van Rotterdam heeft besloten een exploitatievergunning voor de exploitatie van een coffeeshop te verlenen voor:"/>
<metadata name="DCTERMS.available" scheme="DCTERMS.W3CDTF" content="2023-11-22"/>
<metadata name="OVERHEIDop.jaargang" scheme="DCTERMS.W3CDTF" content="2023"/>
<metadata name="OVERHEIDop.publicationIssue" scheme="" content="497792"/>
<metadata name="DC.identifier" scheme="OVERHEIDop.GmbID" content="gmb-2023-497792"/>
</metadata_gegevens>

De externe bijlagen#

Externe bijlagen bij een beschikking zijn enorm gevarieerd. Dat kan de gehele beschikking zelf zijn, kaartjes, fotos, en andere stukken. Juist hier zit natuurlijk de informatie die relevant is voor een burger die niet direct bij de beschikking betrokken is maar er allicht wel door wordt geraakt. Het is dan ook wenselijk dat al die externe bronnen handig bij de officiele beschikking openbaar gemaakt worden. We zien bij de waterschappen dat er een flinke variatie zit in deze manier van doen. Onderstaande tabel geeft dit handig weer. De waterschappen Limburg en Amstel, Gooi en Vecht zijn uitschieters in de rijkheid van hun gepubliceerde beschikkingen. Waterschap AA en Maas publiceert nooit een externe bijlage.

dc_publisher_name	Aantal Beschikkingen	Gemiddeld aantal docs per beschikking	Percentage beschikkingen bestaande uit 1 document	mediaan woordlengte beschikking in Waterschapscourant
Waterschap Aa En Maas	398	1	100	485
Waterschap Amstel, Gooi En Vecht	758	4.3	7.1	443
Waterschap Brabantse Delta	12470	2.1	28.1	683
Waterschap De Dommel	212	2.4	29.2	289
Waterschap Drents Overijsselse Delta	854	1.1	98	330
Waterschap Hollandse Delta	2557	1	98.1	326
Waterschap Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden	3627	1.4	76.6	224
Waterschap Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier	15678	1	99.9	137
Waterschap Hoogheemraadschap Van Delfland	2546	2.1	3.2	359
Waterschap Hoogheemraadschap Van Rijnland	3944	1.7	27.4	287
Waterschap Hoogheemraadschap Van Schieland En De Krimpenerwaard	1376	1	100	155
Waterschap Hunze En Aa’s	386	2	1	178
Waterschap Limburg	344	4.6	0.6	515
Waterschap Noorderzijlvest	1323	2.7	1.1	105
Waterschap Rijn En Ijssel	453	1.5	99.3	323
Waterschap Rivierenland	10359	1	100	153
Waterschap Scheldestromen	178	1.2	82	280
Waterschap Vallei En Veluwe	1014	1.8	17.1	436
Waterschap Vechtstromen	1312	2.2	31.6	171
Waterschap Wetterskip Fryslân	854	1	99.9	344
Waterschap Zuiderzeeland	359	2	1.1	310

De Geo informatie#

Iets meer dan 15% van de beschikkingen heeft een geo-aanduiding. Vanaf 2021 lijkt dit standaard ingevoerd en wordt dat vrijwel 100%. Dat kan op allerlei verschillende wijzes, maar het vaakst voorkomend is als 2 coördinaten waarmee een punt op een kaart kan worden aangegeven. In dat geval wordt dat punt op de kaart ook getoond, zoals bij deze beschikking. Soms is er ook een compleet adres, en soms ook een gebied, ook netjes met coordinaten weergegeven. Dit is erg handig, want het maakt geografisch zoeken mogelijk (“geef me alle beschikkingen afgegeven in 2023 in een straal van 10km rond mijn huis”).

7.4.2. De machine leesbaarheid#

Zoals gezegd is de machine leesbaarheid van de stukken in de Staatscourant en de overige bladen uitstekend. Maar zelfs voor de externe bijlagen is die vaak ook prima in orde. We zien hier een variatie aan bestandsformaten. Wat een goed teken is, omdat we dan dus vaak met het originele bestand te maken hebben. Bij een spreadsheet of iets uit een GIS systeem is dit natuurlijk veel waardevoller. Onderstaande grafiek geeft de verdelingen van de fairiscore voor de externe bestanden per waterschap. We zien ook hier nog wel wat variatie, maar over het algemeen is het best goed. We moeten hierbij aantekenen dat de fairiscore meting is afgesteld op PDFs met vrijwel alleen tekst. Het kan in sommige gevallen dus zijn dat de score lager uitvalt dan feitelijk juist is (bijvoorbeeld bij een kaartje met daarin handgeschreven informatie of een pijl dat een hele bladzijde beslaat met verder geen tekst; dit wordt dan gezien als een niet geOCRde scan en krijgt dus score E).

7.4.3. Conclusies en Adviezen#

De beschikkingen vormen een Woo-categorie die er positief uitspringt wat betreft machine leesbaarheid, vindbaarheid en toegankelijkheid. Het feit dat de beschikkingen via een centraal orgaan worden verwerkt en ook centraal worden aangeboden zorgt voor hoge kwaliteit en goede vindbaarheid. Natuurlijk is er nog wel wat te wensen. Onze adviezen zijn dan ook:

Vermijd duplicatie van hetzelfde. Veel waterschappen hebben een lange pagina gemaakt met al hun (vaak duizenden) beschikkingen erop. Dit is niet meer van deze tijd. Mensen zoeken gewoon met Google. Die lijsten verwijzen dan naar de officiele plek waar alle beschikkingen staan. Daar staan ze duidelijk en netjes. Besteed de energie liever aan het verbeteren van de kwaliteit van de gepubliceerde beschikkingen zelf.
Maak het bijvoegen van externe documenten die de beschikking echt beschrijven de standaard optie.
En zorg dat die documenten FAIR zijn. Dus liefst in het originele machine verwerkbare formaat, en als het PDFs zijn, geen scans, maar digitale documenten.
Maak bijvoegen van de rijke geo-informatie ook de standaard optie.
Gebruik de TOOI codes in de metadata voor het bestuursorgaan en de categorie en/of thema.
Zorg dat de PDF met de beschikking voldoet aan de WCAG norm.
Tot slot, maak werk van Artikel 3.3 lid a van de Woo, en zorg voor een mooie manier om die rijke metadata die daarin vereist wordt ook echt als FAIR metadata beschikbaar te maken.